«Análisis de sistemas y enfoque sistémico» S. P. Nikánorov
Por «análisis de sistemas» se entiende la metodología de resolución de problemas complejos de desarrollo de la industria, el transporte, la defensa, la educación y otros ámbitos, así como de los problemas de construcción de organizaciones.
El análisis de sistemas se aplicó inicialmente a la selección de un producto individual de entre un conjunto de productos funcionalmente semejantes. Sin embargo, más tarde se puso de manifiesto que tal selección solo podía realizarse en el marco de objetivos más amplios, donde los productos considerados eran solo subsistemas y solo etapas de desarrollo. De este modo, partes cada vez mayores del sistema productivo o militar se convertían en objeto de estudio. La metodología del análisis de sistemas fue convirtiéndose gradualmente en la base de un mecanismo de acción permanente para la resolución de un gran conjunto de problemas interrelacionados. La función más importante del análisis de sistemas consistía en determinar la estructura de las relaciones entre los problemas y las posibilidades de su resolución. Las estructuras descubiertas servían de base para la elección de los objetivos y de los medios para su consecución. El instrumento metodológico del análisis de sistemas —su esquema conceptual— está orientado ante todo al cumplimiento de esta función. La experiencia práctica expresada en el esquema conceptual, una vez asimilada, se convierte en la base de las acciones de la persona o del colectivo al resolver los problemas.
Los siguientes razonamientos ayudan a comprender qué factores determinaron el esquema conceptual del análisis de sistemas. En el centro de esta metodología se encuentra la operación de comparación cuantitativa de las alternativas de solución. Las evaluaciones cuantitativas deben caracterizar las alternativas comparables, de igual calidad, por las magnitudes de su eficiencia y de los costes necesarios para obtener un resultado dado. La corrección de las evaluaciones cuantitativas depende de la plenitud y la corrección con que se ha tenido en cuenta todo aquello de lo que dependen la eficiencia y los costes. Así surge la idea de identificar «todos los elementos vinculados con una alternativa dada», es decir, la idea que en el lenguaje natural se expresa como «la consideración integral de todas las circunstancias». El complejo de elementos identificado por esta definición es lo que en el análisis de sistemas se denomina «sistema completo».
¿Pero cómo identificar este complejo de elementos, este «sistema»? ¿Cómo establecer si un determinado elemento pertenece o no a una alternativa dada? El único criterio posible es la participación de dicho elemento en el proceso que conduce a la aparición del resultado de salida de la alternativa dada. Puesto que es así, el concepto de proceso resulta ser el concepto central del análisis de sistemas, en torno al cual se construye todo el esquema conceptual.
El sistema se define mediante la especificación de los objetos sistémicos, sus propiedades y las relaciones entre ellos. Los objetos sistémicos son la entrada, el proceso, la salida, así como la retroalimentación y la restricción.
Se denomina entrada lo que precede al desarrollo del proceso. También puede decirse que la entrada es todo lo que se modifica al desarrollarse el proceso. La participación en el proceso se establece por la existencia de una modificación. La entrada consta de elementos de entrada. En algunos casos, los elementos de entrada son la «entrada de trabajo» (lo que se «procesa») y el procesador (lo que «procesa»).
Se denomina salida el resultado o estado final del proceso. El proceso transforma la entrada en salida. La capacidad de transformar una entrada dada en una salida determinada se denomina propiedad de dicha entrada.
La relación determina la sucesión de los procesos, es decir, que la salida de un determinado proceso es la entrada de otro determinado proceso. Toda entrada del sistema es la salida de este u otro sistema, y toda salida es una entrada. Identificar un sistema en el mundo real significa indicar su entrada, su proceso y su salida. Todo sistema consta de subsistemas. Todo sistema es un subsistema de un determinado sistema. Se postula que cualquier objeto real puede describirse en los términos de objetos sistémicos, propiedades y relaciones entre ellos.
Los sistemas artificiales son aquellos cuyos elementos han sido hechos por personas, es decir, son la salida de procesos organizados conscientemente. En todo sistema artificial existen tres subprocesos de distinto papel: el proceso principal transforma la entrada en salida; la retroalimentación asegura la correspondencia entre la salida real y la deseada mediante la modificación de la entrada; el proceso de restricción asegura la correspondencia entre la salida del sistema y los requisitos que se le plantean como entrada del sistema posterior, que es el consumidor de dicha entrada.
En el subsistema de retroalimentación se ejecuta una serie de operaciones: se compara una muestra de la salida con el modelo de salida y se identifica su diferencia cualitativa y cuantitativa; se evalúa el contenido y el significado de la diferencia; se elabora la decisión derivada de la diferencia; se configura el proceso de introducción de la decisión (acción sobre la entrada). El proceso de restricción es activado por el consumidor de la salida del sistema, que analiza dicha salida. Este proceso actúa sobre la salida del sistema, aceptándola o rechazándola, y sobre el modelo de salida del sistema. El modelo de salida, que refleja la restricción, determina el objetivo (función) del sistema y las relaciones coercitivas (cualidades de la función), que mediante el proceso de restricción se coordinan con los objetivos del consumidor.
La situación problemática existe si hay una diferencia entre la salida necesaria (deseada) y la salida existente, que puede manifestarse en síntomas. La salida existente la proporciona el sistema existente. La salida deseada la proporciona el sistema deseado. El problema es la diferencia entre el sistema existente y el deseado. El problema puede consistir en prevenir la disminución de la salida o en aumentar la salida. La condición del problema representa lo conocido. El requisito del problema representa el sistema deseado. La solución del problema es el sistema que colma la «distancia» entre el sistema existente y el deseado.
Resolver un problema significa construir un sistema que, junto con el sistema existente modificado, constituya el sistema deseado. El proceso de hallazgo de la solución del problema se concentra en torno a las operaciones, ejecutadas iterativamente, de identificación (esclarecimiento) de la condición, el objetivo y las posibilidades para la resolución del problema. El resultado de estas operaciones es la descripción de la condición, el objetivo y las posibilidades en los términos de los objetos sistémicos, es decir, en los términos de la estructura de relaciones y subsistemas. Si la estructura de relaciones y los subsistemas de la condición, el objetivo y las posibilidades del problema dado son conocidos, la identificación tiene carácter de determinación de relaciones cuantitativas, y el problema se denomina cuantitativo. Si la estructura de relaciones y los subsistemas de la condición, el objetivo y las posibilidades son conocidos parcialmente, la identificación tiene carácter cualitativo y el problema se denomina cualitativo o débilmente estructurado.
El análisis de sistemas establece la nomenclatura de funciones fundamentalmente necesaria para la resolución del problema, que consiste en: detección del problema, evaluación de la relevancia del problema, determinación de la restricción (objetivo y relaciones coercitivas), determinación de los criterios para medir el grado de aproximación de la solución del problema al estado deseado, análisis del sistema existente, determinación de la estructura de posibilidades para la construcción del conjunto de alternativas, selección de la alternativa de solución, obtención del reconocimiento para la solución elegida, toma de la decisión (asunción de la responsabilidad formal), implementación de la decisión y determinación de los resultados de la resolución del problema. Los límites del proceso de resolución del problema están determinados por las condiciones, el objetivo y las posibilidades de su realización.
Al postular la nomenclatura de funciones de resolución de problemas, el análisis de sistemas proporciona un medio para el análisis y la construcción de organizaciones. En particular, las organizaciones con estructura jerárquica de subordinación pueden transformarse en organizaciones que resuelven problemas, mediante la asignación a las subdivisiones de las funciones de resolución de problemas. Tales son, en sus rasgos más generales, las representaciones fundamentales del análisis de sistemas como metodología de resolución de problemas.