Gestión

Gestión:

• elemento y función de los sistemas organizados de diversa naturaleza —biológicos, sociales, técnicos— que asegura la preservación de su estructura, el mantenimiento del régimen de actividad y la consecución de los objetivos y programas de actividad;

• acción ejercida sobre el sistema gestionado con el fin de asegurar el comportamiento requerido;
• proceso de organización de la actividad del objeto de gestión por parte del sujeto de gestión para alcanzar los objetivos establecidos;
• acción del sujeto dirigida a sí mismo o a objetos y sujetos externos con el fin de transformarlos o modificar sus propiedades.

La gestión:

• como proceso: conjunto de acciones de gestión que aseguran la consecución de los objetivos establecidos mediante la transformación de los recursos en la «entrada» en productos en la «salida»;
• como ciencia: sistema ordenado de conocimientos en forma de conceptos, teorías, principios, métodos y formas de gestión;
• como función: acción informativa orientada a un fin, ejercida sobre personas y objetos económicos con el propósito de dirigir sus acciones y obtener los resultados deseados;
• como aparato: conjunto de estructuras y personas que aseguran el uso y la coordinación de todos los recursos de los sistemas sociales para alcanzar sus objetivos.

Existen también numerosas otras definiciones según las cuales la gestión se define como: elemento, función, acción, proceso, resultado, elección, etc. Si la gestión la ejerce un sujeto, entonces debe considerarse como una actividad. Este enfoque —la gestión como un tipo de actividad práctica (actividad de gestión)— explica la «multidimensionalidad» de la gestión y concilia los distintos enfoques para la definición de este concepto.

Si la gestión es la actividad del órgano gestor, entonces el ejercicio de dicha actividad es una función del sistema gestor, el proceso de gestión corresponde al proceso de la actividad (de gestión), y la acción de gestión corresponde a su resultado, etc. Si tanto el órgano gestor como el sistema gestionado son sujetos, entonces la gestión es la actividad (de los órganos gestores) orientada a organizar la actividad (de los sujetos gestionados).

La actividad de gestión, como uno de los tipos de actividad profesional práctica, posee características comunes. Entre ellas: la singularidad e imprevisibilidad de la actividad humana en condiciones concretas (incluyendo las limitaciones de capacidades y recursos), la capacidad de adaptación a condiciones cambiantes, la capacidad de fijación de objetivos, la capacidad de autoorganización y desarrollo. Además, la actividad de gestión se caracteriza por una serie de rasgos propios:

1. Subjetividad de la actividad de gestión. La actividad de gestión es esencialmente subjetiva. Naturalmente, por definición toda actividad es subjetiva, ya que siempre la realiza un sujeto; pero en el caso de la actividad de gestión, las cualidades personales de los sujetos de gestión, su experiencia profesional y su posición ética desempeñan un papel sustancial.
2. La fijación autónoma de objetivos por parte del sujeto de gestión es un rasgo consustancial de esta actividad. Por regla general, formula de manera autónoma no solo el objetivo de su propia actividad, sino también el del sistema gestionado, los descompone en tareas y formula las vías para alcanzar el objetivo. En algunos casos, sin embargo, el sujeto de gestión se limita a transmitir los objetivos formulados por un nivel superior del sistema.
3. El carácter mediado del resultado de la actividad de gestión consiste en que su resultado inmediato es la acción de gestión ejercida sobre el sistema gestionado. Pero esta acción no se ejerce por sí misma, sino con el fin de asegurar el comportamiento requerido del sistema gestionado. El objeto de la actividad de gestión es la actividad del sistema gestionado. Es decir, el resultado final (mediado) de la actividad de gestión es el estado (resultado de la actividad) del sistema gestionado. Y es precisamente por este resultado por el que se evalúa la eficiencia de la gestión.
4. Carácter creativo de la actividad de gestión. En esencia, gestionar es tomar decisiones. Y el proceso de toma de decisiones no puede formalizarse por completo: en él siempre intervienen tanto factores indeterminados como elementos de creatividad. Al mismo tiempo, la creatividad se halla en gran medida regulada por las normas jurídicas, éticas y de otro tipo existentes, y acotada por las restricciones de recursos y de otra índole.
5. Necesidad de modelar, prever y pronosticar el comportamiento del sistema gestionado en función de las acciones de gestión.
6. Responsabilidad del sujeto de gestión por el proceso y los resultados de su propia actividad y de la actividad de los sujetos y/u objetos que gestiona. El sujeto de gestión es responsable no solo de los resultados inmediatos de su actividad, sino también del resultado mediado: el estado del sistema gestionado y los resultados de su actividad.
7. Desarrollo y adaptación. Una característica de la actividad de gestión es la necesidad de desarrollo tanto del sujeto de gestión como del sistema gestionado, así como de su adaptación a las condiciones internas y externas cambiantes.

Para describir el funcionamiento de los sistemas de gestión organizativa se utiliza el concepto de ciclo de gestión, es decir, un modelo que describe el proceso de gestión como la repetición sucesiva de etapas tipo. En la actualidad se conocen varias decenas de modelos de descripción del ciclo de gestión, por ejemplo:

• ciclo de H. Fayol: Planificación – Organización – Motivación – Control;
• ciclo PDCA de W. Deming: Plan (planificar) – Do (hacer) – Check (verificar) – Act (actuar);
• ciclo: Recopilación de información – Planificación – Ejecución – Registro – Control – Análisis – Regulación.

En la base de toda actividad de gestión subyace la idea de un ciclo de gestión continuo que emplea de forma generalizada métricas e indicadores (para «describir y medir») y modelos cuantitativos. La atención principal se concentra en los métodos, herramientas y soluciones orientados a mejorar la eficiencia de la actividad expresada cuantitativamente. Todos los componentes del sistema de gestión de la eficiencia de la actividad se representan en los modelos del ciclo de gestión empleados a través de un sistema de descripciones cuantitativas concretas, indicadores y modelos.

El enfoque sistémico, al aplicar el principio de análisis de cualquier objeto y estructura de gestión «de lo general a lo particular», propuso considerar las organizaciones como sistemas de elementos para los cuales deben formularse objetivos y tareas que aseguren su desarrollo óptimo.

Componentes fundamentales del enfoque sistémico de la gestión:

• la resolución de cualquier problema comienza con una formulación clara de los objetivos;
• el problema o la tarea debe considerarse como un árbol de objetivos en el que cada decisión parcial se interrelaciona con los objetivos finales;
• al determinar las vías para alcanzar los objetivos deben examinarse otras posibilidades y alternativas;
• no debe permitirse que los objetivos de subsistemas individuales contradigan los objetivos finales del sistema.

La gestión desde la perspectiva del enfoque sistémico es un proceso complejo compuesto por la regulación y la gestión propiamente dicha. La tarea de la regulación consiste en mantener determinados parámetros del sistema en un nivel dado. La gestión propiamente dicha consiste en determinar precisamente ese estado dado del sistema. La gestión comprende el diseño y la planificación, es decir, las funciones estratégicas, mientras que la regulación abarca la dirección operativa y todas las funciones asociadas a ella.

Para estudiar el funcionamiento de un sistema estocástico complejo conviene representarlo como un subsistema gestor y un subsistema gestionado. Una vez establecidos los parámetros del subsistema gestionado, el subsistema gestor debe mantenerlos en el nivel dado aplicando el principio de retroalimentación.

La regulación con retroalimentación garantiza la compensación de perturbaciones no solo de un tipo determinado, sino de cualquier perturbación en general. Se compensa así la influencia sobre el sistema de perturbaciones cuya causa, en general, es desconocida. Esto resulta especialmente importante cuando se trata de sistemas muy complejos que no admiten una descripción detallada.

Desde el punto de vista del análisis de sistemas, el término «sistema» puede definirse como un conjunto de componentes unidos para alcanzar un determinado objetivo estratégico. En relación con ello, surge un objetivo (o tarea) para cuya consecución (resolución) se crea el sistema. Y puesto que ese objetivo es estratégico, el sistema debe resolver también numerosas tareas tácticas para alcanzarlo.

Es comprensible el deseo de algunos directivos de concentrar sus esfuerzos en cuestiones aisladas y parciales. Intentan ampliar el alcance de esas parcialidades, dejando a un lado la tarea de integrar los resultados obtenidos por múltiples departamentos, aunque precisamente la integración de la gestión es el problema central para ellos. La esencia de la dirección reside en la coordinación, y resulta evidente que un proceso de síntesis como el mencionado puede ser útil para directivos de muy diversos niveles. Cuando los directivos concentran su atención en áreas especializadas concretas, pueden perder de vista los objetivos generales de sus organizaciones y su papel dentro de sistemas más amplios. Si tienen una visión clara del «cuadro general», podrán desempeñar sus funciones con mayor eficacia.

Ignorar el enfoque sistémico global puede ser deliberado, ya que los responsables de departamentos o áreas funcionales tienden a exagerar la importancia de sus propias acciones para los resultados del conjunto. En ocasiones, este olvido no es deliberado, sino consecuencia de la incapacidad de la persona que toma decisiones sobre cuestiones particulares para prever las repercusiones de sus decisiones en otras áreas de actividad de la organización. Lo esencial del enfoque sistémico aplicado a la gestión consiste en obtener una imagen clara de la red de subsistemas y partes interrelacionadas que forman un todo único.

Las ideas del enfoque sistémico son inconcebibles sin un concepto claro de sistema. Un sistema es un complejo íntegro de elementos dinámicamente vinculados. Un sistema solo puede considerarse en unidad con su entorno. Por regla general, cualquier sistema es un elemento de un sistema de orden superior, y a su vez cualquier elemento de un sistema puede considerarse como un sistema de orden inferior.

La integridad del sistema y la interrelación de sus elementos se determinan exclusivamente en relación con el objetivo del sistema. Al mismo tiempo, el sistema no puede identificarse con el objeto real, ya que cualquier objeto puede examinarse desde distintos puntos de vista, y en función de ello pueden delimitarse múltiples sistemas que reflejan una u otra faceta del funcionamiento del objeto. Estudiar el funcionamiento de sistemas complejos a partir de la investigación de elementos aislados es imposible, dado que los sistemas complejos poseen la propiedad de emergencia: la capacidad del sistema de manifestar propiedades que no son inherentes a ninguno de sus elementos por separado.

La aplicación del enfoque sistémico y la teoría de sistemas permitió contemplar las organizaciones y cualquier jerarquía de gestión en la unidad de sus partes constituyentes, así como en el sistema global del mundo exterior. Al mismo tiempo, se abrió la posibilidad de integrar las ideas y los enfoques de otras escuelas que dominaron la práctica y la teoría de la gestión en distintos momentos. El enfoque sistémico aportó a la teoría de la gestión métodos y logros obtenidos en las ciencias exactas, la ingeniería, las ciencias naturales y las humanidades.

Sin embargo, lo principal que el enfoque sistémico aportó a la teoría de la gestión fue la formación de un nuevo modo de pensar. El enfoque sistémico permitió a los directivos situar la organización que encabezan en el sistema del mundo exterior, comprender que cualquier estructura de gestión es un sistema abierto y que, como consecuencia de ello, la gestión de una organización no puede construirse como si se tratara de un sistema cerrado, es decir, sin tener en cuenta la influencia del entorno externo sobre los procesos de gestión internos. Solo desde la adopción del enfoque sistémico en la gestión el entorno comenzó a ser considerado como una de las variables fundamentales de la gestión.

Un resultado importante de la aplicación del enfoque sistémico a la teoría y la práctica de la gestión consiste en que surgió la posibilidad de unificar todas las ideas y logros obtenidos por las distintas escuelas de gestión. Para ello bastó con representarlas no como sistemas, sino como subsistemas dentro de la teoría de la gestión. De inmediato se percibieron las limitaciones de cada enfoque y sus posibilidades de utilización, especialmente porque cada escuela de gestión concentraba sus esfuerzos en alguna de las facetas (subsistemas) de las organizaciones: las personas, las estructuras, los métodos de gestión, etc. La escuela conductista investigó el ámbito social de la gestión. Las escuelas de gestión científica y de métodos cuantitativos estudiaron principalmente los aspectos de la gestión en los sistemas técnicos. Solo el enfoque sistémico permitió integrar todos los componentes de las organizaciones en un todo único.

El enfoque sistémico permitió representar la organización como un sistema abierto cuyas «entradas» son los recursos humanos, materiales, financieros e informativos, que se transforman en función de los algoritmos, enfoques, métodos, medios y tecnologías de gestión en «salidas» en forma de objetivos alcanzados y resultados de la actividad de la organización (beneficios, aumento de la masa de productos y su calidad, mejora de los indicadores de desempeño, incentivos materiales, incremento de la productividad laboral, etc.).