La teoría de la decisión es aplicable a objetos de distinta naturaleza y en diversas condiciones de existencia. Al mismo tiempo, los procesos de toma de decisiones en las diferentes esferas de la actividad humana presentan numerosos rasgos comunes.
Los métodos formales de toma de decisiones pueden resultar útiles en los siguientes casos:
- existe un problema o una situación problemática que requiere solución. Con frecuencia, el resultado deseado se identifica con uno o varios objetivos que deben alcanzarse al resolver la situación problemática;
- se dispone de varias alternativas de solución del problema, vías para alcanzar el objetivo, acciones u objetos entre los cuales se realiza la elección. Estas alternativas se denominan habitualmente alternativas en la teoría de la decisión. Si solo existe una posibilidad y no hay elección, tampoco hay problema de toma de decisiones;
- existen factores que imponen determinadas restricciones a las posibles vías de solución del problema o de consecución del objetivo. Estos factores vienen determinados por el contexto del problema y pueden ser de diversa naturaleza: física, técnica, económica, social, personal u otra;
- existe una persona o un grupo de personas interesadas en la resolución del problema, con la autoridad necesaria para elegir una u otra alternativa de solución y con la responsabilidad de ejecutar la decisión adoptada.
El ciclo de vida de la decisión de un problema consta de varias etapas y constituye un procedimiento iterativo multifásico.
La necesidad de tomar una decisión surge cuando aparece una situación problemática. En este caso se procede a la identificación del problema, es decir, se elabora una descripción sustantiva del problema, se determina el resultado deseado de su resolución y se evalúan las restricciones existentes.
En la siguiente etapa se lleva a cabo el planteamiento del problema de toma de decisiones. Para ello es necesario determinar el conjunto de alternativas posibles de solución. Dependiendo del problema considerado, el número de alternativas posibles puede ir desde unas pocas unidades hasta decenas, cientos e incluso miles. Teóricamente, el número de alternativas consideradas puede ser infinito.
Para describir de forma completa todas las alternativas posibles de solución, suele ser necesario recopilar y analizar diversa información relativa al problema y a las vías alternativas de resolución. La ausencia o la imposibilidad de obtener la información necesaria puede hacer que el problema resulte irresoluble. En tales casos, es preciso volver al planteamiento inicial del problema y modificar su descripción. Esta necesidad puede surgir también en todas las etapas anteriores del proceso de resolución. En situaciones de elección complejas puede ser necesario, además, desarrollar un modelo específico de la situación problemática (generalmente matemático) con el fin de obtener una solución simplificada del problema.
La segunda etapa concluye con la formulación del problema de toma de decisiones. Cabe señalar que una descripción detallada y sustantiva del problema en la primera etapa determina en gran medida los posibles enfoques para su solución y puede conducir directamente al planteamiento del problema de toma de decisiones, saltando todas o muchas de las etapas posteriores.
Una vez formulado el problema de toma de decisiones, se procede a la búsqueda de la solución. Esta etapa incluye, en primer lugar, la selección de un método adecuado de resolución entre los ya conocidos o el desarrollo de uno nuevo; y en segundo lugar, el propio proceso de resolución, que consiste en la evaluación y el análisis de las distintas alternativas de solución y en la selección de la más preferible entre ellas. En algunos problemas la obtención del resultado final no presenta grandes dificultades. Sin embargo, con mayor frecuencia se trata de procedimientos complejos y laboriosos que requieren los conocimientos y la experiencia de muchas personas, así como las capacidades de la informática moderna.
No obstante, incluso tras completar todas las etapas del proceso de resolución del problema, no siempre es posible realizar una elección definitiva. Se dan situaciones en las que no se logra encontrar la mejor solución. La alternativa necesaria puede simplemente no existir. En tal caso, es posible modificar la formulación del problema original, o bien volver a las etapas anteriores y recopilar la información adicional necesaria, introducir cambios en el planteamiento formal del problema o en el modelo de la situación problemática, ampliar o reducir el número de alternativas consideradas, o construir nuevas alternativas.
En cualquier caso, la búsqueda realizada de la mejor alternativa de solución, incluso si no ha conducido a un resultado positivo, no habrá sido inútil. Puede suscitar una nueva comprensión del problema considerado, llamar la atención sobre aspectos nuevos que es necesario tener en cuenta o señalar otras vías de resolución.
Si se encuentra una alternativa aceptable, comienza la etapa de ejecución de la decisión, durante la cual se implementa la decisión adoptada, se controla el proceso de implementación y se evalúa el resultado de la resolución de la situación problemática. En sentido estricto, esta etapa no pertenece al procedimiento de toma de decisiones. Sin embargo, incluir la ejecución de la decisión en el esquema general es importante tanto desde el punto de vista metodológico como práctico, ya que esta etapa cierra el ciclo de vida del proceso de aparición, resolución y desaparición de la situación problemática. Además, la ejecución de la decisión adoptada puede generar un nuevo problema que requiera su propia solución.
El problema de la toma de decisiones surge cuando un problema (tarea) se complica hasta tal punto que no es posible aplicarle de inmediato un aparato de formalización adecuado, y cuando el proceso de planteamiento de la tarea requiere la participación de especialistas de distintos campos del conocimiento.
Esto conduce a que el propio planteamiento de la tarea se convierta en un problema para cuya resolución es necesario desarrollar enfoques, técnicas y métodos específicos. En tales casos, es necesario delimitar el ámbito del problema de toma de decisiones (la situación problemática), identificar los factores que influyen en su resolución y seleccionar las técnicas y métodos que permitan formular o plantear la tarea de modo que pueda adoptarse una decisión.
Así pues, para la toma de decisiones es necesario obtener una expresión que vincule el objetivo con los medios para alcanzarlo, mediante la introducción de criterios de evaluación del grado de consecución del objetivo y de evaluación de los medios. Tales expresiones han recibido distintas denominaciones en las diversas disciplinas aplicadas que se desarrollaron en paralelo: criterio de funcionamiento, criterio o indicador de eficiencia, función objetivo o función criterio, función de meta, etc.