Quản lý
Quản lý — là quá trình tác động lên hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra, bao gồm việc tổ chức hoạt động của hệ thống, duy trì cấu trúc và chế độ vận hành của nó. Quản lý là tổng thể các hành động hướng đến việc chuyển hóa các nguồn lực thành kết quả, cũng như phối hợp và sử dụng hiệu quả tất cả các nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu của hệ thống. Quản lý được thực hiện thông qua tác động có mục đích lên các yếu tố của hệ thống và nhằm duy trì trạng thái và hành vi cần thiết của hệ thống đó.
Khái niệm quản lý
Quản lý:
- là yếu tố, chức năng của các hệ thống được tổ chức có tính chất khác nhau: sinh học, xã hội, kỹ thuật, đảm bảo duy trì cấu trúc nhất định của chúng, duy trì chế độ hoạt động, thực hiện chương trình và mục tiêu hoạt động;
- là tác động lên hệ thống được quản lý nhằm đảm bảo hành vi cần thiết của nó;
- là quá trình tổ chức hoạt động của đối tượng quản lý bởi chủ thể quản lý để đạt được các mục tiêu đề ra.
- là hành động của chủ thể hướng vào bản thân hoặc hướng ra các đối tượng, chủ thể bên ngoài nhằm biến đổi chúng hoặc thay đổi thuộc tính của chúng.
Quản lý:
Quản lý:
- với tư cách là quá trình – tổng thể các hành động quản lý đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra bằng cách chuyển hóa các nguồn lực ở "đầu vào" thành sản phẩm ở "đầu ra".
- với tư cách là khoa học – hệ thống tri thức được sắp xếp có trật tự dưới dạng các khái niệm, lý thuyết, nguyên tắc, phương pháp và hình thức quản lý.
- với tư cách là chức năng – tác động thông tin có mục đích lên con người và các đối tượng kinh tế, được thực hiện nhằm định hướng hành động của họ và đạt được kết quả mong muốn.
- với tư cách là bộ máy – tổng thể các cấu trúc và con người đảm bảo việc sử dụng và phối hợp tất cả các nguồn lực của các hệ thống xã hội để đạt được các mục tiêu của chúng.
Còn có rất nhiều định nghĩa khác, theo đó quản lý được xác định là: yếu tố, chức năng, tác động, quá trình, kết quả, lựa chọn v.v. Nếu quản lý được thực hiện bởi một chủ thể, thì quản lý cần được xem xét như một dạng hoạt động. Cách tiếp cận này — quản lý là một loại hoạt động thực tiễn (hoạt động quản lý) — giải thích sự "đa chiều" của quản lý và dung hòa các cách tiếp cận khác nhau trong việc định nghĩa khái niệm này.
Nếu quản lý là hoạt động của cơ quan quản lý, thì việc thực hiện hoạt động đó là chức năng của hệ thống quản lý, quá trình quản lý tương ứng với quá trình hoạt động (quản lý), tác động quản lý tương ứng với kết quả của nó v.v. Nếu cả cơ quan quản lý lẫn hệ thống được quản lý đều là các chủ thể, thì quản lý là hoạt động (của các cơ quan quản lý) nhằm tổ chức hoạt động (của các chủ thể được quản lý).
Đặc điểm của hoạt động quản lý
Hoạt động quản lý, với tư cách là một trong những loại hoạt động thực tiễn chuyên nghiệp, có những đặc điểm chung. Trong số đó: tính độc đáo và không thể đoán trước của hoạt động con người trong các điều kiện cụ thể (kể cả với nguồn lực và khả năng hạn chế), khả năng thích ứng với các điều kiện thay đổi, khả năng đặt mục tiêu, khả năng tự tổ chức và phát triển. Ngoài ra, hoạt động quản lý còn được đặc trưng bởi một số đặc điểm riêng:
Tính chủ thể của hoạt động quản lý. Hoạt động quản lý về bản chất mang tính chủ thể. Tất nhiên, theo định nghĩa, mọi hoạt động đều mang tính chủ thể vì luôn được thực hiện bởi một chủ thể nào đó, nhưng trong trường hợp hoạt động quản lý, phẩm chất cá nhân của các chủ thể quản lý, kinh nghiệm chuyên môn và lập trường đạo đức của họ đóng vai trò quan trọng.
Việc tự đặt mục tiêu do chủ thể của hoạt động quản lý (chủ thể quản lý) thực hiện là đặc điểm không thể thiếu của hoạt động này. Thông thường, chủ thể quản lý không chỉ tự mình xây dựng mục tiêu cho hoạt động của bản thân, mà còn xây dựng mục tiêu cho hoạt động của hệ thống được quản lý, phân tách chúng thành các nhiệm vụ, xây dựng các phương thức đạt mục tiêu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chủ thể quản lý chỉ chuyển tiếp các mục tiêu được xây dựng bởi cấp trên của hệ thống.
Tính gián tiếp của kết quả hoạt động quản lý thể hiện ở chỗ kết quả trực tiếp của hoạt động quản lý là tác động quản lý được áp dụng lên hệ thống được quản lý. Nhưng tác động này không được thực hiện vì bản thân nó, mà nhằm đảm bảo hành vi cần thiết của hệ thống được quản lý. Đối tượng của hoạt động quản lý là hoạt động của hệ thống được quản lý. Tức là kết quả cuối cùng (gián tiếp) của hoạt động quản lý là trạng thái (kết quả hoạt động) của hệ thống được quản lý. Và chính theo kết quả này mà hiệu quả quản lý, hiệu quả của hoạt động quản lý được đánh giá.
Tính sáng tạo của hoạt động quản lý. Về bản chất, quản lý là ra quyết định. Và quá trình ra quyết định không thể được hình thức hóa hoàn toàn, trong đó luôn có cả các yếu tố không xác định lẫn các yếu tố sáng tạo. Đồng thời, tính sáng tạo phần lớn bị quy định bởi các chuẩn mực pháp lý, đạo đức và các chuẩn mực khác hiện hành, bị "ràng buộc" bởi các hạn chế về nguồn lực và các hạn chế khác.
Sự cần thiết phải mô hình hóa, dự đoán, tiên liệu hành vi của hệ thống được quản lý tùy thuộc vào các tác động quản lý.
Trách nhiệm của chủ thể quản lý đối với quá trình và kết quả hoạt động của bản thân cũng như hoạt động của các chủ thể và/hoặc đối tượng do mình quản lý. Chủ thể quản lý chịu trách nhiệm không chỉ về kết quả trực tiếp của hoạt động của chính mình, mà còn về kết quả gián tiếp của nó — về trạng thái của hệ thống được quản lý và kết quả hoạt động của hệ thống đó.
Phát triển và thích ứng. Đặc điểm của hoạt động quản lý là sự cần thiết phát triển cả chủ thể quản lý lẫn hệ thống được quản lý, cũng như sự thích ứng của chúng với các điều kiện bên ngoài và bên trong đang thay đổi.
Chu kỳ quản lý
Để mô tả hoạt động của các hệ thống quản lý tổ chức, người ta sử dụng khái niệm chu kỳ quản lý, tức là mô hình mô tả quá trình quản lý như sự lặp lại liên tiếp các giai đoạn điển hình. Hiện nay đã biết đến vài chục mô hình mô tả chu kỳ quản lý, ví dụ:
- chu kỳ của A. Fayol. Lập kế hoạch – Tổ chức – Kích thích (tạo động lực) – Kiểm soát;
- chu kỳ PDCA của W. Deming. Plan – lập kế hoạch, Do – thực hiện, Check – kiểm tra, Act – tác động;
- chu kỳ Thu thập thông tin – Lập kế hoạch – Thực hiện – Hạch toán – Kiểm soát – Phân tích – Điều chỉnh;
Nền tảng của mọi hoạt động quản lý là ý tưởng về chu kỳ quản lý liên tục, sử dụng rộng rãi các số liệu và chỉ số (để "mô tả và đo lường") cũng như các mô hình định lượng. Trọng tâm chú ý được tập trung vào các phương pháp, công cụ và giải pháp hướng đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động được biểu thị bằng định lượng. Tất cả các thành phần của hệ thống quản lý hiệu quả hoạt động được thể hiện trong các mô hình chu kỳ quản lý được áp dụng thông qua hệ thống các mô tả định lượng, chỉ số và mô hình cụ thể.
Phương pháp tiếp cận hệ thống trong quản lý
Phương pháp tiếp cận hệ thống, thực hiện nguyên tắc phân tích bất kỳ đối tượng và cấu trúc quản lý nào "từ tổng quát đến cụ thể", đề xuất xem xét các tổ chức như các hệ thống phần tử, trong đó cần hình thành các mục tiêu và nhiệm vụ đảm bảo sự phát triển tối ưu của chúng.
Các thành phần cơ bản của phương pháp tiếp cận hệ thống trong quản lý:
- việc giải quyết bất kỳ vấn đề nào đều bắt đầu từ việc xây dựng rõ ràng các mục tiêu;
- vấn đề hoặc nhiệm vụ cần được xem xét như một cây mục tiêu trong mối liên hệ của từng giải pháp bộ phận với các mục tiêu cuối cùng;
- khi xác định các con đường đạt mục tiêu, cần xem xét các phương án khả thi và thay thế khác;
- không được để các mục tiêu của từng hệ thống con mâu thuẫn với các mục tiêu cuối cùng của hệ thống.
Quản lý từ góc độ phương pháp tiếp cận hệ thống
Quản lý từ góc độ phương pháp tiếp cận hệ thống là một quá trình phức tạp bao gồm điều tiết và quản lý theo nghĩa hẹp. Nhiệm vụ của điều tiết là duy trì một số thông số nhất định của hệ thống ở mức đã định. Bản thân quản lý bao gồm việc xác định chính xác trạng thái đã định đó của hệ thống. Quản lý là thiết kế, lập kế hoạch, tức là các chức năng chiến lược, còn điều tiết là quản lý vận hành và tất cả các chức năng liên quan đến nó.
Để nghiên cứu hoạt động của một hệ thống ngẫu nhiên phức tạp, nên biểu diễn hệ thống này dưới dạng hệ thống con quản lý và hệ thống con được quản lý. Sau khi đặt ra các thông số của hệ thống con được quản lý, hệ thống con quản lý phải duy trì chúng ở mức đã định theo nguyên tắc phản hồi.
Điều tiết có phản hồi đảm bảo bù trừ không chỉ các nhiễu loạn thuộc loại nhất định, mà còn bất kỳ nhiễu loạn nào nói chung. Đồng thời, tác động lên hệ thống của các nhiễu loạn mà nguyên nhân xuất hiện, về tổng thể, là chưa biết cũng được bù trừ. Điều này đặc biệt quan trọng khi chúng ta xử lý các hệ thống rất phức tạp không thể mô tả chi tiết.
Từ góc độ phân tích hệ thống, thuật ngữ "hệ thống" có thể được định nghĩa là tổng thể nhiều thành phần được kết hợp để đạt được một mục tiêu chiến lược nhất định. Liên quan đến điều đó, nảy sinh mục tiêu (hoặc nhiệm vụ) mà hệ thống được tạo ra để đạt được (giải quyết). Và vì mục tiêu này mang tính chiến lược, nên hệ thống để đạt được nó phải giải quyết cả nhiều nhiệm vụ chiến thuật.
Hoàn toàn có thể hiểu được mong muốn của một số nhà lãnh đạo tập trung nỗ lực vào các vấn đề riêng lẻ, cụ thể. Họ cố gắng mở rộng ranh giới của các chi tiết, bỏ qua nhiệm vụ tích hợp các kết quả thu được từ nhiều bộ phận, mặc dù đối với họ chính vấn đề tích hợp quản lý mới là trung tâm. Bản chất của lãnh đạo là phối hợp, và rõ ràng rằng quá trình tổng hợp như đã đề cập có thể hữu ích cho các nhà lãnh đạo ở nhiều cấp độ khác nhau. Khi các nhà lãnh đạo tập trung chú ý vào các lĩnh vực chuyên biệt riêng lẻ, họ có thể bỏ qua các mục tiêu chung của doanh nghiệp và vai trò của chúng trong các hệ thống lớn hơn. Nếu họ nắm rõ "bức tranh tổng thể", họ sẽ có thể thực hiện nhiệm vụ của mình hiệu quả hơn.
Việc bỏ qua phương pháp tiếp cận hệ thống tổng thể có thể có chủ ý do các nhà lãnh đạo bộ phận hoặc đơn vị chức năng có xu hướng phóng đại tầm quan trọng của hành động của chính họ đối với kết quả chung. Đôi khi việc bỏ qua đó không phải có chủ ý, mà là kết quả của việc người ra quyết định về các vấn đề riêng lẻ không thể hình dung được hậu quả của các quyết định đã ra của mình đối với các lĩnh vực hoạt động khác của doanh nghiệp. Điều chính yếu trong việc sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống trong quản lý là thu được bức tranh rõ ràng về mạng lưới các hệ thống con và các bộ phận liên quan tạo thành một thể thống nhất.
Các ý tưởng của phương pháp tiếp cận hệ thống không thể tách rời khỏi khái niệm rõ ràng về hệ thống. Hệ thống là một tổ hợp toàn vẹn của các yếu tố được liên kết động. Chỉ có thể xem xét hệ thống trong sự thống nhất với môi trường xung quanh. Thông thường, bất kỳ hệ thống nào cũng là một phần tử của hệ thống bậc cao hơn, còn phần tử của bất kỳ hệ thống nào lại có thể được xem xét như một hệ thống bậc thấp hơn.
Tính toàn vẹn của hệ thống và mối liên hệ qua lại giữa các yếu tố của nó được xác định hoàn toàn dựa trên mục tiêu của hệ thống. Đồng thời, không thể đồng nhất hệ thống với đối tượng thực tế, vì bất kỳ đối tượng nào cũng có thể được xem xét từ các góc độ khác nhau, và tùy thuộc vào điều đó, có thể xác định nhiều hệ thống phản ánh khía cạnh này hay khía cạnh khác của hoạt động đối tượng. Không thể nghiên cứu hoạt động của các hệ thống phức tạp dựa trên việc nghiên cứu các yếu tố riêng lẻ, vì các hệ thống phức tạp có thuộc tính tính nổi (emergence) — khả năng của hệ thống thể hiện các thuộc tính không vốn có của bất kỳ yếu tố nào trong hệ thống.
Việc sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống và lý thuyết hệ thống đã giúp nhìn thấy các tổ chức và mọi hệ thống phân cấp quản lý trong sự thống nhất của các bộ phận cấu thành chúng, cũng như trong hệ thống toàn cầu của thế giới bên ngoài. Đồng thời, xuất hiện khả năng tích hợp các ý tưởng và cách tiếp cận của các trường phái khác vốn chiếm ưu thế trong thực tiễn và lý luận quản lý qua các thời kỳ khác nhau. Phương pháp tiếp cận hệ thống đã đưa vào lý thuyết quản lý các phương pháp và thành tựu thu được trong các khoa học chính xác, kỹ thuật, khoa học tự nhiên và nhân văn.
Tuy nhiên, điều chủ yếu mà phương pháp tiếp cận hệ thống mang lại cho lý thuyết quản lý là hình thành một phương thức tư duy mới. Phương pháp tiếp cận hệ thống cho phép các nhà lãnh đạo xác định vị trí của tổ chức do mình đứng đầu trong hệ thống thế giới bên ngoài, hiểu rằng mọi cấu trúc quản lý đều là một hệ thống mở, và do đó, không thể xây dựng quản lý tổ chức như đối với một hệ thống đóng, tức là không tính đến ảnh hưởng của môi trường bên ngoài lên các quá trình quản lý bên trong tổ chức. Chỉ từ khi áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống trong quản lý, môi trường mới bắt đầu được xem xét như một trong những biến số cơ bản của quản lý.
Kết quả quan trọng của việc áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống vào lý luận và thực tiễn quản lý là xuất hiện khả năng kết hợp tất cả các ý tưởng và thành tựu thu được từ các trường phái quản lý khác nhau. Để làm điều đó, chỉ cần biểu diễn chúng không phải là các hệ thống mà là các hệ thống con trong lý thuyết quản lý. Ngay lập tức xuất hiện nhận thức về tính giới hạn của các cách tiếp cận và khả năng sử dụng chúng. Hơn nữa, mỗi trường phái quản lý tập trung nỗ lực vào một trong các khía cạnh (hệ thống con) của tổ chức: con người, cấu trúc, phương pháp quản lý v.v. Trường phái hành vi nghiên cứu lĩnh vực xã hội của quản lý. Các trường phái quản lý khoa học và phương pháp định lượng chủ yếu nghiên cứu các khía cạnh quản lý trong các hệ thống kỹ thuật. Chỉ có phương pháp tiếp cận hệ thống mới cho phép kết hợp tất cả các thành phần của tổ chức thành một thể thống nhất.
Phương pháp tiếp cận hệ thống cho phép biểu diễn tổ chức như một hệ thống mở, trong đó "đầu vào" là các nguồn lực nhân lực, vật chất, tài chính và thông tin, được chuyển hóa tùy thuộc vào các thuật toán, cách tiếp cận, phương pháp, phương tiện và công nghệ quản lý thành "đầu ra" dưới dạng các mục tiêu đã đạt được và kết quả hoạt động của tổ chức (lợi nhuận, tăng khối lượng hàng hóa và chất lượng sản phẩm, tăng trưởng các chỉ số hoạt động, kích thích vật chất, tăng năng suất lao động v.v.).