Management — Διαχείριση
Διαχείριση — είναι η διαδικασία άσκησης επίδρασης σε ένα σύστημα για την επίτευξη καθορισμένων στόχων, που περιλαμβάνει την οργάνωση της δραστηριότητάς του, τη διατήρηση της δομής και του τρόπου λειτουργίας του. Αντιπροσωπεύει ένα σύνολο ενεργειών που αποσκοπούν στη μετατροπή πόρων για την παραγωγή αποτελεσμάτων, καθώς και στον συντονισμό και την αποτελεσματική χρήση όλων των διαθέσιμων πόρων για την επίτευξη των στόχων του συστήματος. Η διαχείριση υλοποιείται μέσω στοχευμένης επίδρασης στα στοιχεία του συστήματος και αποσκοπεί στη διατήρηση της απαιτούμενης κατάστασης και συμπεριφοράς του.
Έννοια της διαχείρισης
Διαχείριση:
- στοιχείο, λειτουργία οργανωμένων συστημάτων διαφόρων φύσεων: βιολογικών, κοινωνικών, τεχνικών, που εξασφαλίζει τη διατήρηση μιας ορισμένης δομής τους, τη διατήρηση του τρόπου δραστηριότητας, την υλοποίηση του προγράμματος και του στόχου δραστηριότητας·
- επίδραση στο διαχειριζόμενο σύστημα με σκοπό την εξασφάλιση της απαιτούμενης συμπεριφοράς του·
- διαδικασία οργάνωσης της δραστηριότητας του αντικειμένου διαχείρισης από το υποκείμενο διαχείρισης για την επίτευξη των τεθέντων στόχων.
- ενέργεια του υποκειμένου, κατευθυνόμενη προς τον εαυτό του ή προς εξωτερικά αντικείμενα και υποκείμενα, με σκοπό τη μεταμόρφωση ή την αλλαγή των ιδιοτήτων τους.
Διαχείριση:
Διαχείριση:
- ως διαδικασία – σύνολο διαχειριστικών ενεργειών που εξασφαλίζουν την επίτευξη των τεθέντων στόχων μέσω μετατροπής πόρων στην «είσοδο» σε αποτελέσματα στην «έξοδο».
- ως επιστήμη – σύστημα τακτοποιημένων γνώσεων υπό τη μορφή εννοιών, θεωριών, αρχών, μεθόδων και μορφών διαχείρισης.
- ως λειτουργία – στοχευμένη πληροφοριακή επίδραση σε ανθρώπους και οικονομικά αντικείμενα, που ασκείται με σκοπό την κατεύθυνση των ενεργειών τους και την επίτευξη επιθυμητών αποτελεσμάτων.
- ως μηχανισμός – σύνολο δομών και ανθρώπων που εξασφαλίζουν τη χρήση και τον συντονισμό όλων των πόρων κοινωνικών συστημάτων για την επίτευξη των στόχων τους.
Υπάρχουν και πολλοί άλλοι ορισμοί, σύμφωνα με τους οποίους η διαχείριση ορίζεται ως: στοιχείο, λειτουργία, επίδραση, διαδικασία, αποτέλεσμα, επιλογή κ.λπ. Εάν τη διαχείριση ασκεί ένα υποκείμενο, τότε η διαχείριση πρέπει να θεωρείται ως δραστηριότητα. Αυτή η προσέγγιση: η διαχείριση ως είδος πρακτικής δραστηριότητας (διαχειριστική δραστηριότητα), εξηγεί την «πολυπλοκότητα» της διαχείρισης και συμφιλιώνει τις διάφορες προσεγγίσεις στον ορισμό αυτής της έννοιας.
Εάν η διαχείριση είναι δραστηριότητα του διαχειριστικού οργάνου, τότε η άσκηση αυτής της δραστηριότητας είναι λειτουργία του διαχειριστικού συστήματος, η διαδικασία διαχείρισης αντιστοιχεί στη διαδικασία (διαχειριστικής) δραστηριότητας, η διαχειριστική επίδραση – στο αποτέλεσμά της κ.λπ. Εάν τόσο το διαχειριστικό όργανο όσο και το διαχειριζόμενο σύστημα είναι υποκείμενα, τότε η διαχείριση είναι δραστηριότητα (διαχειριστικών οργάνων) για την οργάνωση της δραστηριότητας (διαχειριζόμενων υποκειμένων).
Ιδιαιτερότητες της διαχειριστικής δραστηριότητας
Η διαχειριστική δραστηριότητα, ως ένα από τα είδη επαγγελματικής πρακτικής δραστηριότητας, διαθέτει κοινά χαρακτηριστικά. Μεταξύ αυτών: η μοναδικότητα και η απρόβλεπτη φύση της ανθρώπινης δραστηριότητας σε συγκεκριμένες συνθήκες (συμπεριλαμβανομένων των περιορισμένων δυνατοτήτων και πόρων), η ικανότητα προσαρμογής σε μεταβαλλόμενες συνθήκες, η ικανότητα καθορισμού στόχων, η ικανότητα αυτοοργάνωσης και ανάπτυξης. Επιπλέον, η διαχειριστική δραστηριότητα χαρακτηρίζεται από μια σειρά ιδιαίτερων χαρακτηριστικών της:
Υποκειμενικότητα της διαχειριστικής δραστηριότητας. Η διαχειριστική δραστηριότητα είναι κατ' αρχήν υποκειμενική. Βεβαίως, εξ ορισμού, κάθε δραστηριότητα είναι υποκειμενική, καθώς πάντα την ασκεί κάποιο υποκείμενο, αλλά στην περίπτωση της διαχειριστικής δραστηριότητας τα προσωπικά χαρακτηριστικά των υποκειμένων διαχείρισης, η επαγγελματική τους εμπειρία και η ηθική τους θέση διαδραματίζουν ουσιαστικό ρόλο.
Ο αυτόνομος καθορισμός στόχων, που ασκείται από το υποκείμενο της διαχειριστικής δραστηριότητας (υποκείμενο διαχείρισης), είναι αναπόσπαστο χαρακτηριστικό της. Κατά κανόνα, διατυπώνει αυτόνομα όχι μόνο τον στόχο της δικής του δραστηριότητας, αλλά και τον στόχο της δραστηριότητας του διαχειριζόμενου συστήματος, τους αναλύει σε επιμέρους εργασίες και διατυπώνει τρόπους επίτευξης του στόχου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ωστόσο, το υποκείμενο διαχείρισης απλώς μεταδίδει στόχους που έχουν διατυπωθεί από ανώτερο επίπεδο του συστήματος.
Η έμμεση φύση του αποτελέσματος της διαχειριστικής δραστηριότητας συνίσταται στο ότι το άμεσο αποτέλεσμα της διαχειριστικής δραστηριότητας είναι η διαχειριστική επίδραση που ασκείται στο διαχειριζόμενο σύστημα. Αυτή η επίδραση όμως δεν ασκείται αυτοσκοπικά, αλλά με σκοπό να εξασφαλίσει την απαιτούμενη συμπεριφορά του διαχειριζόμενου συστήματος. Αντικείμενο της διαχειριστικής δραστηριότητας είναι η δραστηριότητα του διαχειριζόμενου συστήματος. Δηλαδή, το τελικό (έμμεσο) αποτέλεσμα της διαχειριστικής δραστηριότητας είναι η κατάσταση (αποτέλεσμα δραστηριότητας) του διαχειριζόμενου συστήματος. Και ακριβώς βάσει αυτού του αποτελέσματος αξιολογείται η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης και της διαχειριστικής δραστηριότητας.
Ο δημιουργικός χαρακτήρας της διαχειριστικής δραστηριότητας. Κατ' ουσίαν, η διαχείριση είναι λήψη αποφάσεων. Και η διαδικασία λήψης αποφάσεων δεν μπορεί να τυποποιηθεί πλήρως· πάντα υπάρχουν τόσο αβέβαιοι παράγοντες όσο και στοιχεία δημιουργικότητας. Ταυτόχρονα, η δημιουργικότητα ρυθμίζεται σε μεγάλο βαθμό από τους ισχύοντες νομικούς, ηθικούς και άλλους κανόνες, και «περιορίζεται» από πόρους και άλλους περιορισμούς.
Η αναγκαιότητα μοντελοποίησης, πρόβλεψης και προγραμματισμού της συμπεριφοράς του διαχειριζόμενου συστήματος ανάλογα με τις διαχειριστικές επιδράσεις.
Η ευθύνη του υποκειμένου διαχείρισης για τη διαδικασία και τα αποτελέσματα της δικής του δραστηριότητας και της δραστηριότητας των υποκειμένων και/ή αντικειμένων που διαχειρίζεται. Το υποκείμενο διαχείρισης φέρει ευθύνη όχι μόνο για τα άμεσα αποτελέσματα της δικής του δραστηριότητας, αλλά και για το έμμεσο αποτέλεσμά της – για την κατάσταση του διαχειριζόμενου συστήματος και τα αποτελέσματα της δραστηριότητάς του.
Ανάπτυξη και προσαρμογή. Ιδιαιτερότητα της διαχειριστικής δραστηριότητας είναι η αναγκαιότητα ανάπτυξης τόσο του υποκειμένου διαχείρισης όσο και του διαχειριζόμενου συστήματος, καθώς και η προσαρμογή τους στις μεταβαλλόμενες εξωτερικές και εσωτερικές συνθήκες.
Κύκλος διαχείρισης
Για την περιγραφή της λειτουργίας συστημάτων οργανωτικής διαχείρισης χρησιμοποιείται η έννοια του διαχειριστικού κύκλου, δηλαδή ένα μοντέλο που περιγράφει τη διαδικασία διαχείρισης ως διαδοχική επανάληψη τυπικών σταδίων. Σήμερα είναι γνωστές αρκετές δεκάδες μοντέλα περιγραφής του διαχειριστικού κύκλου, για παράδειγμα:
- ο κύκλος του A. Fayol. Σχεδιασμός – Οργάνωση – Παρώθηση (κίνητρα) – Έλεγχος·
- ο κύκλος PDCA του W. Deming. Plan – σχεδίαζε, Do – εκτέλει, Check – έλεγχε, Act – δράσε·
- ο κύκλος Συλλογή πληροφοριών – Σχεδιασμός – Υλοποίηση – Καταγραφή – Έλεγχος – Ανάλυση – Ρύθμιση·
Στη βάση κάθε διαχειριστικής δραστηριότητας βρίσκεται η ιδέα ενός συνεχούς κύκλου διαχείρισης, που χρησιμοποιεί παντού μετρικές και δείκτες (για «περιγραφή και μέτρηση») και ποσοτικά μοντέλα. Η βασική εστίαση της προσοχής συγκεντρώνεται σε μεθόδους, εργαλεία και λύσεις που αποσκοπούν στην αύξηση της ποσοτικά εκφρασμένης αποτελεσματικότητας δραστηριότητας. Όλα τα συστατικά του συστήματος διαχείρισης αποτελεσματικότητας δραστηριότητας αναπαρίστανται στα χρησιμοποιούμενα μοντέλα διαχειριστικού κύκλου μέσω ενός συστήματος συγκεκριμένων ποσοτικών περιγραφών, δεικτών και μοντέλων.
Συστημική προσέγγιση στη διαχείριση
Η συστημική προσέγγιση, υλοποιώντας την αρχή ανάλυσης οποιωνδήποτε αντικειμένων και δομών διαχείρισης «από το γενικό στο ειδικό», πρότεινε να θεωρούνται οι οργανισμοί ως συστήματα στοιχείων, για τα οποία πρέπει να διατυπωθούν στόχοι και εργασίες που εξασφαλίζουν την άριστη ανάπτυξή τους.
Οι βασικές συνιστώσες της συστημικής προσέγγισης στη διαχείριση:
- η επίλυση οποιωνδήποτε προβλημάτων ξεκινά με την明σαφή διατύπωση στόχων·
- το πρόβλημα ή η εργασία πρέπει να αντιμετωπίζεται ως δέντρο στόχων σε διασύνδεση κάθε επιμέρους λύσης με τους τελικούς στόχους·
- κατά τον προσδιορισμό των οδών επίτευξης των στόχων πρέπει να εξετάζονται και άλλες πιθανές και εναλλακτικές επιλογές·
- δεν επιτρέπεται οι στόχοι επιμέρους υποσυστημάτων να έρχονται σε αντίθεση με τους τελικούς στόχους του συστήματος.
Διαχείριση από τη σκοπιά της συστημικής προσέγγισης
Η διαχείριση από τη σκοπιά της συστημικής προσέγγισης είναι μια σύνθετη διαδικασία που αποτελείται από ρύθμιση και κυρίως διαχείριση. Το καθήκον της ρύθμισης συνίσταται στη διατήρηση ορισμένων παραμέτρων του συστήματος στο καθορισμένο επίπεδο. Η κυρίως διαχείριση συνίσταται στον προσδιορισμό ακριβώς αυτής της καθορισμένης κατάστασης του συστήματος. Η διαχείριση είναι σχεδιασμός, προγραμματισμός, δηλαδή στρατηγικές λειτουργίες, ενώ η ρύθμιση είναι επιχειρησιακή διεύθυνση και όλες οι σχετικές με αυτήν λειτουργίες.
Για τη μελέτη της λειτουργίας ενός σύνθετου στοχαστικού συστήματος είναι σκόπιμο να αναπαρασταθεί το σύστημα αυτό ως διαχειριστικό και διαχειριζόμενο υποσύστημα. Ορίζοντας τις παραμέτρους του διαχειριζόμενου υποσυστήματος, το διαχειριστικό υποσύστημα πρέπει να τις διατηρεί στο καθορισμένο επίπεδο σύμφωνα με την αρχή της ανάδρασης.
Η ρύθμιση με ανάδραση εγγυάται την αντιστάθμιση διαταραχών όχι μόνο συγκεκριμένου τύπου, αλλά και οποιωνδήποτε διαταραχών γενικά. Ταυτόχρονα αντισταθμίζεται η επίδραση στο σύστημα διαταραχών, η αιτία δημιουργίας των οποίων είναι εν γένει άγνωστη. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν έχουμε να κάνουμε με πολύ σύνθετα συστήματα που δεν υπόκεινται σε λεπτομερή περιγραφή.
Από την άποψη της συστημικής ανάλυσης, ο όρος «σύστημα» μπορεί να οριστεί ως σύνολο πολλών συνιστωσών, ενοποιημένων για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στρατηγικού στόχου. Σε σχέση με αυτό προκύπτει ένας στόχος (ή εργασία) για την επίτευξη (επίλυση) του οποίου έχει δημιουργηθεί το σύστημα. Και επειδή αυτός ο στόχος είναι στρατηγικός, το σύστημα για την επίτευξή του πρέπει να επιλύει και πολλές τακτικές εργασίες.
Είναι απολύτως κατανοητή η επιθυμία ορισμένων διευθυντών να συγκεντρώσουν τις προσπάθειές τους σε επιμέρους, ειδικά ζητήματα. Επιχειρούν να διευρύνουν τα όρια των ειδικοτήτων, παραμερίζοντας το καθήκον ολοκλήρωσης των αποτελεσμάτων που προκύπτουν από πολλά τμήματα, αν και για αυτούς ακριβώς το πρόβλημα ολοκλήρωσης της διαχείρισης είναι κεντρικό. Η ουσία της ηγεσίας συνίσταται στον συντονισμό, και είναι κατανοητό ότι μια τέτοια διαδικασία σύνθεσης μπορεί να είναι χρήσιμη σε διευθυντές κάθε επιπέδου. Όταν οι διευθυντές επικεντρώνουν την προσοχή τους σε επιμέρους εξειδικευμένους τομείς, μπορούν να χάσουν από τα μάτια τους τους γενικούς στόχους των επιχειρήσεών τους και τον ρόλο τους σε μεγαλύτερα συστήματα. Εάν θα έχουν σαφή εικόνα της «γενικής εικόνας», τότε θα μπορούν να εκτελούν τα καθήκοντά τους αποτελεσματικότερα.
Η αγνόηση της ολοσυστημικής προσέγγισης μπορεί να είναι σκόπιμη εξαιτίας του ότι οι διευθυντές τμημάτων ή λειτουργικών μονάδων τείνουν να υπερεκτιμούν τη σημασία των ίδιων τους ενεργειών για τα αποτελέσματα του κοινού έργου. Μερικές φορές αυτή η αγνόηση δεν είναι σκόπιμη, αλλά είναι αποτέλεσμα αδυναμίας του ατόμου που λαμβάνει αποφάσεις σε επιμέρους ζητήματα να φανταστεί τις συνέπειες των αποφάσεών του για άλλους τομείς δραστηριότητας της επιχείρησης. Το κύριο στοιχείο στη χρήση της συστημικής προσέγγισης στη διαχείριση συνίσταται στην απόκτηση μιας σαφούς εικόνας του δικτύου υποσυστημάτων και των αλληλένδετων τμημάτων που αποτελούν ένα ενιαίο σύνολο.
Οι ιδέες της συστημικής προσέγγισης είναι αδιανόητες χωρίς σαφή έννοια του συστήματος. Σύστημα είναι ένα ολοκληρωμένο σύμπλεγμα δυναμικά συνδεδεμένων στοιχείων. Το σύστημα μπορεί να εξεταστεί μόνο σε ενότητα με το περιβάλλον του. Κατά κανόνα, κάθε σύστημα αποτελεί στοιχείο ενός συστήματος ανώτερης τάξης, ενώ το στοιχείο οποιουδήποτε συστήματος μπορεί με τη σειρά του να θεωρηθεί ως σύστημα κατώτερης τάξης.
Η ακεραιότητα του συστήματος και η αλληλεξάρτηση των στοιχείων του προσδιορίζεται αποκλειστικά σε σχέση με τον στόχο του συστήματος. Ταυτόχρονα, το σύστημα δεν μπορεί να ταυτιστεί με ένα πραγματικό αντικείμενο, καθώς κάθε αντικείμενο μπορεί να εξεταστεί από διαφορετικές οπτικές γωνίες· ανάλογα με αυτό μπορεί να αναδειχθεί πλήθος συστημάτων που αντικατοπτρίζουν τη μία ή την άλλη πτυχή λειτουργίας του αντικειμένου. Η μελέτη της λειτουργίας σύνθετων συστημάτων βάσει της διερεύνησης επιμέρους στοιχείων είναι αδύνατη, καθώς τα σύνθετα συστήματα διαθέτουν ιδιότητες αναδυτικότητας – δηλαδή ικανότητα του συστήματος να εκδηλώνει ιδιότητες που δεν είναι εγγενείς σε κανένα στοιχείο του συστήματος.
Η χρήση της συστημικής προσέγγισης και της θεωρίας συστημάτων βοήθησε να γίνουν αντιληπτοί οι οργανισμοί και οι ιεραρχίες διαχείρισης στην ενότητα των συστατικών τους μερών, καθώς και στο παγκόσμιο σύστημα του εξωτερικού κόσμου. Ταυτόχρονα, εμφανίστηκε η δυνατότητα ολοκλήρωσης ιδεών και προσεγγίσεων άλλων σχολών που κυριαρχούσαν στην πράξη και τη θεωρία διαχείρισης σε διαφορετικές εποχές. Η συστημική προσέγγιση εισήγαγε στη θεωρία διαχείρισης μεθόδους και επιτεύγματα που αποκτήθηκαν στις θετικές επιστήμες, στην τεχνολογία, στις φυσικές και ανθρωπιστικές επιστήμες.
Ωστόσο, το κυριότερο που έδωσε η συστημική προσέγγιση στη θεωρία διαχείρισης είναι η διαμόρφωση ενός νέου τρόπου σκέψης. Η συστημική προσέγγιση επέτρεψε στους διευθυντές να προσδιορίσουν τη θέση του οργανισμού που ηγούνται στο σύστημα του εξωτερικού κόσμου, να κατανοήσουν ότι κάθε δομή διαχείρισης είναι ένα ανοικτό σύστημα, και ως συνέπεια αυτού, ότι η διαχείριση ενός οργανισμού δεν μπορεί να οικοδομηθεί ως για κλειστό σύστημα, δηλαδή χωρίς να λαμβάνεται υπόψη η επίδραση του εξωτερικού περιβάλλοντος στις διαδικασίες διαχείρισης εντός του οργανισμού. Μόνο από την εποχή εφαρμογής της συστημικής προσέγγισης στη διαχείριση, το περιβάλλον άρχισε να θεωρείται ως μία από τις κύριες μεταβλητές διαχείρισης.
Ένα σημαντικό αποτέλεσμα εφαρμογής της συστημικής προσέγγισης στη θεωρία και πράξη διαχείρισης είναι ότι εμφανίστηκε η δυνατότητα ολοκλήρωσης όλων των ιδεών και επιτευγμάτων που αποκτήθηκαν από διαφορετικές σχολές διαχείρισης. Για αυτό αρκούσε να αναπαρασταθούν όχι ως συστήματα αλλά ως υποσυστήματα στη θεωρία διαχείρισης. Αμέσως προέκυψε η αντίληψη για τους περιορισμούς των προσεγγίσεων και τις δυνατότητες χρήσης τους. Ιδίως επειδή κάθε σχολή διαχείρισης συγκέντρωνε τις προσπάθειές της σε κάποια μία από τις πτυχές (υποσυστήματα) των οργανισμών: ανθρώπους, δομές, μεθόδους διαχείρισης κ.λπ. Η συμπεριφοριστική σχολή μελετούσε την κοινωνική πτυχή της διαχείρισης. Οι σχολές επιστημονικής διαχείρισης και ποσοτικών μεθόδων μελετούσαν κυρίως πτυχές διαχείρισης σε τεχνικά συστήματα. Μόνο η συστημική προσέγγιση επέτρεψε να ενοποιηθούν όλα τα συστατικά των οργανισμών σε ένα ενιαίο σύνολο.
Η συστημική προσέγγιση επέτρεψε να αναπαρασταθεί ο οργανισμός ως ανοικτό σύστημα, «εισόδους» του οποίου αποτελούν ανθρώπινοι, υλικοί, χρηματοοικονομικοί και πληροφοριακοί πόροι, οι οποίοι ανάλογα με αλγόριθμους, προσεγγίσεις, μεθόδους, μέσα και τεχνολογίες διαχείρισης μετατρέπονται σε «εξόδους» υπό μορφή επιτευχθέντων στόχων και αποτελεσμάτων δραστηριότητας του οργανισμού (κέρδους, αύξησης της εμπορευματικής μάζας και της ποιότητας των προϊόντων, ανάπτυξης δεικτών εργασίας, υλικής παρώθησης, αύξησης παραγωγικότητας εργασίας κ.λπ.).