Gestion
La gestion est le processus d'influence sur un système pour atteindre des objectifs fixés, incluant l'organisation de son activité, la préservation de sa structure et de son mode de fonctionnement. Elle représente un ensemble d'actions visant à transformer des ressources en résultats, ainsi qu'à coordonner et à utiliser efficacement toutes les ressources disponibles pour atteindre les objectifs du système. La gestion est mise en œuvre par une action ciblée sur les éléments du système et vise à maintenir son état et son comportement requis.
Concept de gestion
La gestion est :
- un élément, une fonction des systèmes organisés de natures diverses (biologiques, sociales, techniques) qui assure la préservation de leur structure, le maintien de leur mode d'activité, la réalisation de leur programme et de leurs objectifs ;
- une action sur un système géré afin d'assurer le comportement requis de celui-ci ;
- un processus d'organisation de l'activité d'un objet de gestion par un sujet de gestion pour atteindre les objectifs fixés.
- une action d'un sujet dirigée vers lui-même ou vers des objets et sujets externes, dans le but de les transformer ou de modifier leurs propriétés.
La gestion :
La gestion :
- en tant que processus – un ensemble d'actions de gestion qui assurent l'atteinte des objectifs fixés en transformant les ressources en « entrée » en produits en « sortie ».
- en tant que science – un système de connaissances ordonnées sous forme de concepts, théories, principes, méthodes et formes de gestion.
- en tant que fonction – une action informationnelle ciblée sur des personnes et des objets économiques, réalisée dans le but d'orienter leurs actions et d'obtenir les résultats souhaités.
- en tant qu'appareil – un ensemble de structures et de personnes assurant l'utilisation et la coordination de toutes les ressources des systèmes sociaux pour atteindre leurs objectifs.
Il existe de nombreuses autres définitions selon lesquelles la gestion est définie comme : un élément, une fonction, une action, un processus, un résultat, un choix, etc. Si la gestion est effectuée par un sujet, alors elle doit être considérée comme une activité. Cette approche – la gestion comme type d'activité pratique (activité de gestion) – explique la nature « multiforme » de la gestion et concilie les différentes approches de la définition de ce concept.
Si la gestion est l'activité d'un organe de direction, alors la réalisation de cette activité est une fonction du système de gestion, le processus de gestion correspond au processus d'activité (de gestion), l'action de gestion correspond à son résultat, etc. Si l'organe de direction et le système géré sont tous deux des sujets, alors la gestion est l'activité (des organes de direction) visant à organiser l'activité (des sujets gérés).
Particularités de l'activité de gestion
L'activité de gestion, en tant que type d'activité professionnelle pratique, possède des caractéristiques générales. Parmi celles-ci : le caractère unique et imprévisible de l'activité humaine dans des conditions spécifiques (y compris en tenant compte des capacités et des ressources limitées), la capacité à s'adapter aux conditions changeantes, la capacité à fixer des objectifs, et la capacité à s'auto-organiser et à se développer. En outre, l'activité de gestion se caractérise par plusieurs particularités qui lui sont propres :
La subjectivité de l'activité de gestion. L'activité de gestion est fondamentalement subjective. Bien sûr, par définition, toute activité est subjective, car elle est toujours réalisée par un sujet, mais dans le cas de l'activité de gestion, les qualités personnelles des sujets de gestion, leur expérience professionnelle et leur position éthique jouent un rôle essentiel.
La fixation autonome d'objectifs, réalisée par le sujet de l'activité de gestion (le sujet de gestion), en est un trait essentiel. En règle générale, il formule de manière autonome non seulement l'objectif de sa propre activité, mais aussi celui du système géré, les décompose en tâches, et formule les moyens d'atteindre l'objectif. Dans certains cas, cependant, le sujet de gestion ne fait que transmettre les objectifs formulés par un niveau supérieur du système.
Le caractère indirect du résultat de l'activité de gestion réside dans le fait que le résultat direct de l'activité de gestion est l'action de gestion exercée sur le système géré. Mais cette action n'est pas effectuée pour elle-même, mais dans le but d'assurer le comportement requis du système géré. L'objet de l'activité de gestion est l'activité du système géré. Autrement dit, le résultat final (indirect) de l'activité de gestion est l'état (le résultat de l'activité) du système géré. Et c'est sur ce résultat que sont évaluées l'efficacité de la gestion et l'efficacité de l'activité de gestion.
Le caractère créatif de l'activité de gestion. Essentiellement, la gestion est la prise de décision. Et le processus de prise de décision ne peut être entièrement formalisé ; il contient toujours des facteurs incertains ainsi que des éléments de créativité. En même temps, la créativité est largement réglementée par les normes juridiques, éthiques et autres existantes, et « contrainte » par des limitations de ressources et autres.
La nécessité de modéliser, d'anticiper et de prévoir le comportement du système géré en fonction des actions de gestion.
La responsabilité du sujet de gestion pour le processus et les résultats de sa propre activité et de l'activité des sujets et/ou objets qu'il gère. Le sujet de gestion est responsable non seulement des résultats directs de sa propre activité, mais aussi de son résultat indirect – l'état du système géré et les résultats de son activité.
Le développement et l'adaptation. Une particularité de l'activité de gestion est la nécessité de développer à la fois le sujet de gestion et le système géré, ainsi que leur adaptation aux conditions externes et internes changeantes.
Cycle de gestion
Pour décrire le fonctionnement des systèmes de gestion organisationnelle, on utilise le concept de cycle de gestion, c'est-à-dire un modèle décrivant le processus de gestion comme une répétition séquentielle d'étapes types. Aujourd'hui, il existe plusieurs dizaines de modèles décrivant le cycle de gestion, par exemple :
- le cycle d'H. Fayol : Planification – Organisation – Stimulation (motivation) – Contrôle ;
- le cycle PDCA de W. Deming : Plan (planifier) – Do (faire) – Check (vérifier) – Act (agir) ;
- le cycle Collecte d'informations – Planification – Réalisation – Suivi – Contrôle - Analyse – Régulation ;
À la base de toute activité de gestion se trouve l'idée d'un cycle de gestion continu, utilisant partout des métriques et des indicateurs (pour la « description et la mesure ») et des modèles quantitatifs. L'attention principale est concentrée sur les méthodes, les outils et les solutions visant à augmenter l'efficacité de l'activité, exprimée quantitativement. Tous les composants du système de gestion de la performance sont représentés dans les modèles de cycle de gestion appliqués par un système de descriptions, d'indicateurs et de modèles quantitatifs concrets.
Approche systémique de la gestion
L'approche systémique, en appliquant le principe d'analyse de tout objet et structure de gestion « du général au particulier », a proposé de considérer les organisations comme des systèmes d'éléments pour lesquels des buts et des objectifs doivent être formulés afin d'assurer leur développement optimal.
Les principaux composants de l'approche systémique de la gestion sont :
- la résolution de tout problème commence par une formulation claire des objectifs ;
- le problème ou la tâche doit être considéré comme un arbre d'objectifs, où chaque décision particulière est liée aux objectifs finaux ;
- lors de la définition des moyens d'atteindre les objectifs, il convient d'examiner d'autres options possibles et alternatives ;
- il ne faut pas permettre que les objectifs des sous-systèmes individuels contredisent les objectifs finaux du système.
La gestion du point de vue de l'approche systémique
Du point de vue de l'approche systémique, la gestion est un processus complexe composé de la régulation et de la gestion proprement dite. La tâche de la régulation consiste à maintenir certains paramètres définis du système à un niveau donné. La gestion proprement dite consiste précisément à définir cet état donné du système. La gestion, c'est la conception, la planification, c'est-à-dire les fonctions stratégiques, tandis que la régulation est la direction opérationnelle et toutes les fonctions qui y sont liées.
Pour étudier le fonctionnement d'un système stochastique complexe, il est judicieux de le représenter sous la forme d'un sous-système de commande et d'un sous-système commandé. Après avoir défini les paramètres du sous-système commandé, le sous-système de commande doit les maintenir au niveau spécifié selon le principe de la rétroaction.
La régulation avec rétroaction garantit la compensation non seulement de perturbations d'un certain type, mais de toutes les perturbations en général. Ce faisant, on compense l'influence sur le système de perturbations dont la cause est généralement inconnue. Ceci est particulièrement important lorsque nous traitons des systèmes très complexes qui ne se prêtent pas à une description détaillée.
Du point de vue de l'analyse systémique, le terme « système » peut être défini comme un ensemble de nombreux composants réunis pour atteindre un objectif stratégique spécifique. En lien avec cela, un but (ou une tâche) émerge, pour l'atteinte (la résolution) duquel le système a été créé. Et comme cet objectif est stratégique, le système doit également résoudre de nombreuses tâches tactiques pour l'atteindre.
Il est tout à fait compréhensible que certains dirigeants souhaitent concentrer leurs efforts sur des questions spécifiques et particulières. Ils tentent d'élargir les frontières des particularités, laissant de côté la tâche d'intégrer les résultats obtenus par de nombreux services, bien que pour eux, le problème de l'intégration de la gestion soit précisément central. L'essence de la direction réside dans la coordination, et il est clair qu'un processus de synthèse, tel que celui mentionné, peut être utile aux dirigeants de tous niveaux. Lorsque les dirigeants se concentrent sur des domaines spécialisés distincts, ils peuvent perdre de vue les objectifs généraux de leurs entreprises et leur rôle dans des systèmes plus larges. S'ils ont une vision claire de la « situation d'ensemble », ils pourront exercer leurs fonctions plus efficacement.
L'ignorance de l'approche systémique globale peut être intentionnelle, car les chefs de département ou d'unités fonctionnelles ont tendance à surestimer l'importance de leurs propres actions pour les résultats de l'entreprise commune. Parfois, cette ignorance n'est pas intentionnelle, mais résulte de l'incapacité de la personne qui prend des décisions sur des questions spécifiques à imaginer les conséquences de ses décisions pour d'autres domaines d'activité de l'entreprise. L'essentiel dans l'utilisation de l'approche systémique de la gestion est d'obtenir une image claire du réseau de sous-systèmes et de parties interconnectées qui forment un tout unifié.
Les idées de l'approche systémique sont inconcevables sans une notion claire de ce qu'est un système. Un système est un complexe intégré d'éléments liés de manière dynamique. Un système ne peut être considéré qu'en unité avec son environnement. En règle générale, tout système est un élément d'un système d'ordre supérieur, et tout élément d'un système peut à son tour être considéré comme un système d'ordre inférieur.
L'intégrité du système et l'interconnexion de ses éléments sont déterminées exclusivement par rapport à l'objectif du système. Cependant, un système ne doit pas être assimilé à un objet réel, car tout objet peut être examiné sous différents angles, et en fonction de cela, une multitude de systèmes peuvent être identifiés, reflétant tel ou tel aspect du fonctionnement de l'objet. Il est impossible d'étudier le fonctionnement de systèmes complexes en se basant sur l'étude de leurs éléments individuels, car les systèmes complexes possèdent des propriétés d'émergence - la capacité d'un système à manifester des propriétés qui ne sont propres à aucun de ses éléments.
L'utilisation de l'approche systémique et de la théorie des systèmes a permis de voir les organisations et toutes les hiérarchies de gestion dans l'unité de leurs parties constitutives, ainsi que dans le système global du monde extérieur. Simultanément, il est devenu possible d'intégrer les idées et les approches d'autres écoles qui ont dominé la pratique et la théorie de la gestion à différentes époques. L'approche systémique a apporté à la théorie de la gestion des méthodes et des réalisations issues des sciences exactes, de la technologie, des sciences naturelles et des sciences humaines.
Cependant, la contribution principale de l'approche systémique à la théorie de la gestion est la formation d'une nouvelle manière de penser. L'approche systémique a permis aux dirigeants de déterminer la place de leur organisation dans le système du monde extérieur, de comprendre que toute structure de gestion est un système ouvert, et par conséquent, que la gestion d'une organisation ne peut être conçue comme un système fermé, c'est-à-dire sans tenir compte de l'influence de l'environnement externe sur les processus de gestion internes. Ce n'est qu'avec l'utilisation de l'approche systémique de la gestion que l'environnement a commencé à être considéré comme l'une des principales variables de la gestion.
Un résultat important de l'application de l'approche systémique à la théorie et à la pratique de la gestion est qu'il est devenu possible d'unifier toutes les idées et réalisations des différentes écoles de gestion. Pour ce faire, il suffisait de les présenter non pas comme des systèmes, mais comme des sous-systèmes de la théorie de la gestion. Cela a immédiatement donné une idée de la limitation des approches et de leurs possibilités d'utilisation. D'autant plus que chaque école de gestion concentrait ses efforts sur un aspect (un sous-système) des organisations : les personnes, les structures, les méthodes de gestion, etc. L'école béhavioriste étudiait le domaine social de la gestion. Les écoles de la gestion scientifique et des méthodes quantitatives étudiaient principalement les aspects de la gestion dans les systèmes techniques. Seule l'approche systémique a permis d'unir tous les composants des organisations en un tout cohérent.
L'approche systémique a permis de présenter l'organisation comme un système ouvert, dont les « entrées » sont les ressources humaines, matérielles, financières et informationnelles, où elles sont transformées, en fonction des algorithmes, approches, méthodes, moyens et technologies de gestion, en « sorties » sous forme d'objectifs atteints et de résultats de l'activité de l'organisation (profits, augmentation de la masse des marchandises et de la qualité des produits, croissance des indicateurs de performance, incitations matérielles, augmentation de la productivité du travail, etc.).