Decision-making — קבלת החלטות

קבלת החלטות — היא תהליך בחירת אפשרות אחת או יותר (חלופות) מתוך מכלול האפשרויות הקיימות, שמטרתו פתרון מצב בעייתי תוך התחשבות במטרות, במגבלות ובתנאים הנתונים.

תהליך קבלת ההחלטות מניח קיומם של:

• ניסוח בעיה — פורמלי או אינטואיטיבי;
• מכלול חלופות (אפשרויות פעולה או פתרונות);
• קריטריונים להערכת החלופות;
• גורמים המטילים מגבלות (פיזיות, כלכליות, טכניות, חברתיות וכדומה);
• סובייקט הבחירה — יחיד או קולקטיב, בעל סמכות ואחריות על התוצאה.

שיטות פורמליות לקבלת החלטות

שיטות פורמליות לקבלת החלטות עשויות להיות שימושיות במקרים הבאים:

• קיימת בעיה או מצב בעייתי הדורשים פתרון. לעיתים קרובות, התוצאה הרצויה מזוהה עם מטרה אחת או יותר שיש להשיג בפתרון המצב הבעייתי;
• קיימות מספר חלופות לפתרון הבעיה, דרכים להשגת המטרה, פעולות או אובייקטים שמתוכם מתבצעת הבחירה. חלופות אלו נקראות בדרך כלל בתורת קבלת ההחלטות בשם "חלופות". אם קיימת רק אפשרות אחת ואין בחירה, אין גם משימת קבלת החלטות;
• קיימים גורמים המטילים מגבלות מסוימות על הדרכים האפשריות לפתרון הבעיה ולהשגת המטרה. גורמים אלו נקבעים על ידי ההקשר של הבעיה הנפתרת ויכולים להיות בעלי אופי מגוון: פיזי, טכני, כלכלי, חברתי, אישי ואחר;
• קיים אדם או קבוצת אנשים המעוניינים בפתרון הבעיה, בעלי סמכות לבחור חלופה זו או אחרת ונושאים באחריות לביצוע ההחלטה שהתקבלה.

סכמה טיפוסית של תהליך קבלת ההחלטות

מחזור החיים של פתרון בעיה מורכב מכמה שלבים ומהווה הליך איטרטיבי רב-שלבי.

1. התעוררות הצורך בקבלת החלטה

הצורך בקבלת החלטה מתעורר עם הופעת מצב בעייתי. במקרה זה מתבצע זיהוי הבעיה, כלומר ניתן תיאור מהותי של הבעיה, נקבעת התוצאה הרצויה מפתרונה, ומוערכות המגבלות הקיימות.

2. ניסוח משימת קבלת ההחלטה

בשלב הבא מתבצע ניסוח המשימה. לשם כך נדרש לקבוע את מכלול החלופות האפשריות לפתרון. בהתאם למורכבות הבעיה, מספרן יכול לנוע בין כמה לבין מאות ואף אלפים. באופן תיאורטי, מכלול החלופות יכול להיות אינסופי.

כדי לתאר את כל החלופות, נדרשים בדרך כלל איסוף וניתוח מידע הקשור לבעיה ולדרכי פתרונה. היעדר הנתונים הדרושים עלול להפוך את הבעיה לבלתי פתירה, מה שמוביל לצורך לחזור לשלבים קודמים או לשקול מחדש את ניסוח הבעיה עצמה.

במצבים מורכבים עשויה להידרש יצירת מודל מיוחד (לרוב מתמטי), המאפשר לפשט ולהמחיש את הבעיה לצורך מציאת פתרונה.

יש לציין כי תיאור ברור של הבעיה בשלב הראשון יכול להשפיע מהותית על הצעדים הבאים, ובמקרים מסוימים — להוביל ישירות לניסוח פורמלי של המשימה, תוך דילוג על שלבים ביניים.

3. חיפוש ובחירת פתרון

בשלב זה:

• נבחרת שיטת פתרון מהידועות, או מפותחת שיטה חדשה;
• מתבצע ניתוח החלופות האפשריות;
• מתבצעת הערכה ובחירת הגרסה המיטבית.

לעיתים שלב זה אינו מעורר קשיים, אך לרוב הוא עתיר עמל ודורש השתתפות מומחים ושימוש בציוד מחשב.

אולם אפילו לאחר כל ההליכים לא תמיד ניתן לבחור פתרון סופי. קיימים מקרים שבהם:

• החלופה הנדרשת אינה קיימת;
• הפתרון מתגלה כלא יציב;
• יש צורך לשקול מחדש את המודל או לאסוף נתונים מחדש.

במקרים אלו ניתן:

• לחזור לשקול מחדש את ניסוח המשימה;
• לשנות את המודל;
• לשנות את הרכב החלופות (הרחבה או צמצום המכלול);
• לייצר חלופות חדשות.

אפילו בהיעדר פתרון, שלב זה עשוי להוביל להבנה מעמיקה יותר של הבעיה ולגילוי היבטים חדשים שלא נלקחו בחשבון קודם לכן.

4. ביצוע וסיום מחזור החיים

אם נמצאה חלופה קבילה, מתחיל שלב ביצוע ההחלטה, הכולל:

• יישום ההחלטה שהתקבלה;
• פיקוח על תהליך היישום;
• הערכת התוצאות.

אמנם הביצוע אינו שייך פורמלית להליך קבלת ההחלטות, אך הוא חשוב מנקודת מבט מתודולוגית ומעשית. שלב זה:

• משלים את מחזור החיים של המצב הבעייתי;
• עשוי לעורר בעיה חדשה הדורשת פתרון עתידי.

בעיית קבלת ההחלטות

בעיית קבלת ההחלטות — מתעוררת במקרים שבהם הבעיה (המשימה) מסתבכת כל כך, שלניסוחה (הצבתה) לא ניתן ליישם מיידית מנגנון פורמליזציה מתאים, וכאשר תהליך הצבת המשימה דורש השתתפות של מומחים מתחומי ידע שונים.

דבר זה מוביל לכך שהצבת המשימה הופכת לבעיה, שלפתרונה יש לפתח גישות, שיטות ואמצעים מיוחדים. במקרים כאלה מתעורר הצורך לקבוע את תחום בעיית קבלת ההחלטות (המצב הבעייתי); לזהות את הגורמים המשפיעים על פתרונה; לבחור שיטות ואמצעים המאפשרים לנסח או להציב את המשימה באופן שיאפשר קבלת פתרונה.

כך, לצורך קבלת החלטה יש לקבל ביטוי המקשר את המטרה עם אמצעי השגתה, בעזרת קריטריונים שמוכנסים להערכת מידת ההשגה של המטרה ולהערכת האמצעים. ביטויים כאלה קיבלו בכיוונים היישומיים השונים שהתפתחו במקביל שמות שונים: קריטריון פונקציונלי; קריטריון או מדד יעילות; פונקציית מטרה או פונקציה קריטריאלית, פונקציית מטרה וכדומה.