Управление

Управление — това е процес на въздействие върху система за постигане на зададени цели, включващ организацията на нейната дейност, запазването на структурата и режима на функциониране. То представлява съвкупност от действия, насочени към преобразуване на ресурси с цел получаване на резултат, както и координация и ефективно използване на всички налични ресурси за постигане на целите на системата. Управлението се реализира чрез целенасочено въздействие върху елементите на системата и е насочено към поддържане на нейното изискуемо състояние и поведение.

Концепция за управлението

Управлението е:

• елемент, функция на организирани системи от различно естество: биологични, социални, технически, осигуряваща запазването на определена тяхна структура, поддържането на режима на дейност, реализирането на програмата и целта на дейността;
• въздействие върху управляваната система с цел осигуряване на изискуемото ѝ поведение;
• процес на организиране на дейността на обекта на управление от субекта на управление за постигане на поставените цели;
• действие на субект, насочено към себе си или към външни по отношение на себе си обекти и субекти с цел тяхното преобразуване или изменение на техните свойства.

Управлението:

• като процес — съвкупност от управленски действия, които осигуряват постигането на поставените цели чрез преобразуване на ресурсите на „входа" в продукция на „изхода";
• като наука — система от наредени знания под формата на концепции, теории, принципи, способи и форми на управление;
• като функция — целенасочено информационно въздействие върху хора и икономически обекти, осъществявано с цел насочване на техните действия и получаване на желани резултати;
• като апарат — съвкупност от структури и хора, осигуряващи използването и координацията на всички ресурси на социалните системи за постигане на техните цели.

Съществуват и множество други определения, в съответствие с които управлението се определя като: елемент, функция, въздействие, процес, резултат, избор и т.н. Ако управлението се осъществява от субект, то управлението следва да се разглежда като дейност. Такъв подход — управлението като вид практическа дейност (управленска дейност) — обяснява „многостранността" на управлението и помирява помежду си различните подходи към определянето на това понятие.

Ако управлението е дейност на управляващия орган, то осъществяването на тази дейност е функция на управляващата система, процесът на управление съответства на процеса на дейност (управленска), управляващото въздействие — на нейния резултат и т.н. Ако и управляващият орган, и управляваната система са субекти, то управлението е дейност (на управляващите органи) по организиране на дейността (на управляваните субекти).

Особености на управленската дейност

Управленската дейност, като един от видовете професионална практическа дейност, притежава общи особености. Сред тях: уникалността и непредсказуемостта на човешката дейност в конкретни условия (включително с отчитане на ограничените възможности и ресурси), способността за адаптиране към променящи се условия, способността за целеполагане, способността за самоорганизация и развитие. Освен това управленската дейност се характеризира с редица присъщи ѝ особености:

Субектност на управленската дейност. Управленската дейност е принципно субектна. Разбира се, по определение, всяка дейност е субектна, тъй като тя винаги се осъществява от някакъв субект, но в случая на управленската дейност личните качества на субектите на управление, техният професионален опит и етична позиция играят съществена роля.

Самостоятелното целеполагане, осъществявано от субекта на управленската дейност (субекта на управлението), е неотделима нейна черта. По правило той самостоятелно формулира не само целта на своята дейност, но и целта на дейността на управляваната система, декомпозира ги на задачи, формулира начините за постигане на целта. В някои случаи обаче субектът на управление само транслира цели, формулирани от по-горното ниво на системата.

Опосредствеността на резултата от управленската дейност се изразява в това, че непосредственият резултат от управленската дейност е управляващото въздействие, оказвано върху управляваната система. Но това въздействие се осъществява не само по себе си, а с цел да осигури изискуемото поведение на управляваната система. Предметът на управленската дейност е дейността на управляваната система. Тоест крайният (опосредстван) резултат от управленската дейност е състоянието (резултатът от дейността) на управляваната система. И именно по този резултат се оценява ефективността на управлението и ефективността на управленската дейност.

Творческият характер на управленската дейност. По същество управлението е вземане на решения. А процесът на вземане на решения не може да бъде напълно формализиран — в него винаги присъстват както неопределени фактори, така и елементи на творчество. В същото време творчеството е в голяма степен регламентирано от съществуващите правни, етични и други норми, „стиснато" от ресурсни и други ограничения.

Необходимостта от моделиране, предвиждане и прогнозиране на поведението на управляваната система в зависимост от управляващите въздействия.

Отговорността на субекта на управление за процеса и резултатите от своята дейност и от дейността на управляваните от него субекти и/или обекти. Субектът на управление носи отговорност не само за непосредствените резултати от собствената си дейност, но и за нейния опосредстван резултат — за състоянието на управляваната система и резултатите от нейната дейност.

Развитие и адаптация. Особеност на управленската дейност е необходимостта от развитие както на субекта на управление, така и на управляваната система, а също и тяхната адаптация към променящите се външни и вътрешни условия.

Цикъл на управление

За описване на функционирането на системите за организационно управление се използва понятието управленски цикъл, тоест модел, описващ процеса на управление като последователно повторение на типови етапи. Към днешна дата са известни няколко десетки модела за описване на управленския цикъл, например:

• цикъл на А. Файол. Планиране – Организация – Стимулиране (мотивация) – Контрол;
• цикъл на У. Деминг PDCA. Plan – планирай, Do – правй, Check – проверявай, Act – въздействай;
• цикъл Събиране на информация – Планиране – Реализация – Отчетност – Контрол – Анализ – Регулиране;

В основата на всяка управленска дейност лежи идеята за непрекъснат цикъл на управление, повсеместно използващ метрики и показатели (за „описване и измерване") и количествени модели. Основният фокус на внимание при това е съсредоточен върху методите, инструментите и решенията, насочени към повишаване на количествено изразената ефективност на дейността. Всички компоненти на системата за управление на ефективността на дейността се представят в прилаганите модели на управленския цикъл чрез система от конкретни количествени описания, показатели и модели.

Системен подход към управлението

Системният подход, реализирайки принципа на анализ на всякакви обекти и структури на управление „от общото към частното", предложи да се разглеждат организациите като системи от елементи, за които трябва да бъдат формирани цели и задачи, осигуряващи оптималното им развитие.

Основни съставки на системния подход към управлението:

• решаването на всякакви проблеми започва с ясно формулиране на целите;
• проблемът или задачата трябва да се разглеждат като дърво от цели във взаимовръзката на всяко частно решение с крайните цели;
• при определянето на пътищата за постигане на целите следва да се разгледат и другите възможни и алтернативни варианти;
• не може да се допуска целите на отделните подсистеми да противоречат на крайните цели на системата.

Управление от позициите на системния подход

Управлението от позициите на системния подход е сложен процес, състоящ се от регулиране и собствено управление. Задачата на регулирането се заключава в поддържането на определени параметри на системата на зададено ниво. Собственото управление се състои именно в определянето на това зададено състояние на системата. Управлението е проектиране, планиране, тоест стратегически функции, а регулирането — оперативно ръководство и всички свързани с него функции.

За изучаване на функционирането на сложна стохастична система е целесъобразно да се представи тази система като управляваща и управлявана подсистема. Задавайки параметрите на управляваната подсистема, управляващата подсистема трябва да ги поддържа на зададеното ниво по принципа на обратната връзка.

Регулирането с обратна връзка гарантира компенсация на смущенията не само от определен вид, но и на всякакви смущения изобщо. При това се компенсира влиянието върху системата на смущения, причината за възникването на които, общо взето, е неизвестна. Това е особено важно, когато имаме работа с много сложни системи, които не се поддават на детайлно описание.

От гледна точка на системния анализ терминът „система" може да бъде определен като съвкупност от множество компоненти, обединени за постигане на определена стратегическа цел. Във връзка с това възниква цел (или задача), за постигането (решаването) на която е създадена системата. А тъй като тази цел е стратегическа, то системата за нейното постигане трябва да решава и много тактически задачи.

Напълно разбираемо е желанието на някои ръководители да съсредоточат усилията си върху отделни, частни въпроси. Те се опитват да разширят границите на частностите, оставяйки настрана задачата за интегриране на резултатите, получени от много подразделения, въпреки че именно проблемът за интеграцията на управлението е централен за тях. Същността на ръководството се заключава в координацията, и е ясно, че подобен процес на синтез може да бъде полезен на ръководители от най-различно ниво. Когато ръководителите съсредоточват вниманието си върху отделни специализирани области, те могат да изпуснат от поглед общите цели на своите предприятия и ролята им в по-мащабни системи. Ако те ясно представят „общата картина", ще могат по-ефективно да изпълняват своите задължения.

Пренебрегването на общосистемния подход може да бъде преднамерено поради това, че ръководителите на отдели или функционални подразделения са склонни да преувеличават значението на собствените си действия за резултатите от общото дело. Понякога такова пренебрегване възниква непреднамерено, в резултат на неспособността на човека, вземащ решения по отделни въпроси, да си представи последствията от взетите от него решения за другите направления на дейност на предприятието. Главното в използването на системния подход към управлението се заключава в получаването на ясна картина на мрежата от подсистеми и взаимосвързани части, които образуват единно цяло.

Идеите на системния подход са немислими без ясното понятие за система. Системата е цялостен комплекс от динамично свързани елементи. Системата може да се разглежда само в единство с обкръжаващата среда. По правило всяка система представлява елемент на система от по-висок порядък, а елементът на всяка система от своя страна може да се разглежда като система от по-нисък порядък.

Цялостността на системата и взаимовръзката на нейните елементи се определя изключително по отношение на целта на системата. При това системата не може да се отъждествява с реален обект, тъй като всеки обект може да бъде разгледан от различни гледни точки и в зависимост от това може да бъде изведено множество системи, отразяващи онзи или друг аспект на функционирането на обекта. Изучаването на работата на сложни системи въз основа на изследване на отделни елементи е невъзможно, тъй като сложните системи притежават свойства на емерджентност — способността на системата да проявява свойства, неприсъщи на нито един елемент на системата.

Използването на системния подход и теорията на системите помогна да се видят организациите и всякакви йерархии на управление в единство на съставляващите ги части, а също и в глобалната система на външния свят. Едновременно с това се появи възможността да се интегрират идеи и подходи на другите школи, господствали в практиката и теорията на управлението в различно време. Системният подход привнесе в теорията на управлението методи и постижения, получени в точните науки, техниката, естествените и хуманитарните науки.

Обаче основното, което системният подход дава на теорията на управлението, е формирането на нов начин на мислене. Системният подход позволи на ръководителите да определят мястото на ръководената от тях организация в системата на външния свят, да разберат, че всяка структура на управление е отворена система, и като следствие от това — че управлението на организацията не може да се изгражда като за затворена система, тоест без отчитане на влиянието на външната среда върху процесите на управление вътре в организацията. Едва от момента на прилагането на системния подход към управлението средата започна да се разглежда като една от основните променливи на управлението.

Важен резултат от прилагането на системния подход към теорията и практиката на управлението е това, че се появи възможността да се обединят всички идеи и постижения, получени от различните школи на управлението. За целта беше достатъчно да се представят те не като системи, а като подсистеми в теорията на управлението. Веднага се формира представата за ограничеността на подходите и за възможностите за тяхното използване. Особено като се има предвид, че всяка школа на управлението съсредоточаваше усилията си върху някоя една от страните (подсистемите) на организациите: хората, структурите, методите на управление и т.н. Бихевиористката школа изследваше социалната област на управлението. Школите на научното управление и на количествените методи изучаваха основно аспектите на управлението в технически системи. Само системният подход позволи да се обединят всички компоненти на организациите в единно цяло.

Системният подход позволи да се представи организацията като отворена система, чиито „входове" са човешки, материални, финансови и информационни ресурси, където те в зависимост от алгоритмите, подходите, методите, средствата и технологиите на управление се преобразуват в „изходи" под формата на постигнати цели и резултати от дейността на организацията (печалба, повишаване на стоковата маса и качеството на изделията, ръст на показателите за работа, материално стимулиране, ръст на производителността на труда и т.н.).