Management — الإدارة

الإدارة هي عملية التأثير على نظام ما لتحقيق أهداف محددة، وتشمل تنظيم أنشطته، والحفاظ على هيكله ونمط عمله. وهي تمثل مجموعة من الإجراءات الموجهة لتحويل الموارد إلى نتائج، بالإضافة إلى تنسيق جميع الموارد المتاحة واستخدامها بفعالية لتحقيق أهداف النظام. تتحقق الإدارة من خلال التأثير الموجه على عناصر النظام وتهدف إلى الحفاظ على حالته وسلوكه المطلوبين.

مفهوم الإدارة

الإدارة هي:

• عنصر ووظيفة في الأنظمة المنظمة ذات الطبيعة المختلفة: البيولوجية، والاجتماعية، والتقنية، مما يضمن الحفاظ على هيكلها المحدد، ودعم نمط عملها، وتنفيذ برنامجها وأهداف نشاطها؛
• التأثير على النظام المُدار بهدف ضمان سلوكه المطلوب؛
• عملية تنظيم نشاط الكائن المُدار من قبل الفاعل الإداري لتحقيق الأهداف المحددة.
• فعل يقوم به الفاعل، موجه نحو نفسه أو نحو كائنات أو فاعلين خارجيين بالنسبة له، بهدف تحويلهم أو تغيير خصائصهم.

يمكن تعريف الإدارة أيضًا من وجهات نظر مختلفة:

• كعملية – هي مجموعة من الإجراءات الإدارية التي تضمن تحقيق الأهداف المحددة عن طريق تحويل الموارد عند «المدخل» إلى منتجات عند «المخرج».
• كعلم – هي منظومة من المعارف المرتبة في شكل مفاهيم ونظريات ومبادئ وأساليب وأشكال للإدارة.
• كوظيفة – هي تأثير معلوماتي موجه نحو الأفراد والكيانات الاقتصادية، يُنفذ بهدف توجيه أفعالهم وتحقيق النتائج المرجوة.
• كجهاز إداري – هي مجموعة الهياكل والأفراد الذين يضمنون استخدام وتنسيق جميع موارد الأنظمة الاجتماعية لتحقيق أهدافها.

توجد العديد من التعريفات الأخرى التي تُعرّف الإدارة على أنها: عنصر، وظيفة، تأثير، عملية، نتيجة، اختيار، إلخ. إذا كان الفاعل هو من يقوم بالإدارة، فيجب اعتبار الإدارة نشاطًا. هذا النهج، الذي يرى الإدارة كنوع من النشاط العملي (النشاط الإداري)، يفسر «تعدد جوانب» الإدارة ويوفق بين مختلف المناهج لتعريف هذا المفهوم.

إذا كانت الإدارة هي نشاط الجهاز الإداري، فإن تنفيذ هذا النشاط هو وظيفة النظام الإداري، وعملية الإدارة تتوافق مع عملية النشاط (الإداري)، والتأثير الإداري هو نتيجته، وهكذا. إذا كان كل من الجهاز الإداري والنظام المُدار فاعلين، فإن الإدارة هي نشاط (الأجهزة الإدارية) لتنظيم نشاط (الفاعلين المُدارين).

خصائص النشاط الإداري

يتمتع النشاط الإداري، كأحد أنواع النشاط المهني العملي، بخصائص عامة. من بينها: تفرد النشاط البشري وعدم القدرة على التنبؤ به في ظروف محددة (بما في ذلك، مع مراعاة القدرات والموارد المحدودة)، والقدرة على التكيف مع الظروف المتغيرة، والقدرة على تحديد الأهداف، والقدرة على التنظيم الذاتي والتطور. بالإضافة إلى ذلك، يتميز النشاط الإداري بعدد من الخصائص الملازمة له:

الطبيعة الفاعلة للنشاط الإداري. النشاط الإداري بطبيعته فاعل. بالطبع، أي نشاط هو بطبيعته فاعل، لأنه يُنفذ دائمًا من قبل فاعل ما، ولكن في حالة النشاط الإداري، تلعب الصفات الشخصية للفاعلين الإداريين وخبرتهم المهنية وموقفهم الأخلاقي دورًا جوهريًا.

تحديد الأهداف بشكل مستقل، الذي يقوم به فاعل النشاط الإداري (الفاعل الإداري)، هو سمة أساسية له. كقاعدة عامة، لا يقوم فقط بصياغة هدف نشاطه الخاص، بل أيضًا هدف النظام المُدار، ويقوم بتجزئتهما إلى مهام، ويصيغ طرق تحقيق الهدف. في بعض الحالات، يقوم الفاعل الإداري فقط بنقل الأهداف التي صاغها مستوى أعلى في النظام.

الطبيعة غير المباشرة لنتيجة النشاط الإداري تكمن في أن النتيجة المباشرة للنشاط الإداري هي التأثير الإداري الذي يمارس على النظام المُدار. ولكن هذا التأثير لا يُنفذ لذاته، بل بهدف ضمان السلوك المطلوب للنظام المُدار. إن موضوع النشاط الإداري هو نشاط النظام المُدار. أي أن النتيجة النهائية (غير المباشرة) للنشاط الإداري هي حالة (نتيجة نشاط) النظام المُدار. وبناءً على هذه النتيجة بالذات تُقيّم فعالية الإدارة وفعالية النشاط الإداري.

الطابع الإبداعي للنشاط الإداري. في جوهرها، الإدارة هي اتخاذ القرارات. وعملية اتخاذ القرارات من المستحيل إضفاء الطابع الرسمي عليها بالكامل، فدائمًا ما توجد فيها عوامل غير مؤكدة وعناصر من الإبداع. في الوقت نفسه، يخضع الإبداع إلى حد كبير للوائح القانونية والأخلاقية وغيرها من المعايير القائمة، وهو «محصور» بالقيود المتعلقة بالموارد وغيرها.

ضرورة النمذجة والتوقع والتنبؤ بسلوك النظام المُدار اعتمادًا على التأثيرات الإدارية.

مسؤولية الفاعل الإداري عن عملية ونتائج نشاطه ونشاط الفاعلين و/أو الكائنات التي يديرها. لا يتحمل الفاعل الإداري المسؤولية فقط عن النتائج المباشرة لنشاطه الخاص، بل أيضًا عن نتيجته غير المباشرة – أي عن حالة النظام المُدار ونتائج نشاطه.

التطوير والتكيف. من خصائص النشاط الإداري ضرورة تطوير كل من الفاعل الإداري والنظام المُدار، وكذلك تكيّفهما مع الظروف الخارجية والداخلية المتغيرة.

دورة الإدارة

لوصف عمل أنظمة الإدارة التنظيمية، يُستخدم مفهوم الدورة الإدارية، أي نموذج يصف عملية الإدارة كتكرار متسلسل لمراحل نمطية. يُعرف اليوم عدة عشرات من النماذج لوصف الدورة الإدارية، على سبيل المثال:

• دورة أ. فايول (A. Fayol): التخطيط – التنظيم – التحفيز (الدوافع) – الرقابة؛
• دورة و. ديمنج (W. Deming) PDCA: Plan (خطط) – Do (نفذ) – Check (تحقق) – Act (صَحِّح)؛
• دورة جمع المعلومات – التخطيط – التنفيذ – المحاسبة – الرقابة - التحليل – الضبط؛

في أساس أي نشاط إداري تكمن فكرة دورة الإدارة المستمرة، التي تستخدم المقاييس والمؤشرات في كل مكان (لـ«الوصف والقياس») والنماذج الكمية. يتركز الاهتمام الرئيسي على الأساليب والأدوات والحلول التي تهدف إلى زيادة فعالية النشاط المعبر عنها كميًا. يتم تمثيل جميع مكونات نظام إدارة فعالية النشاط في نماذج الدورة الإدارية المطبقة من خلال نظام من الأوصاف والمؤشرات والنماذج الكمية المحددة.

منهج النظم في الإدارة

منهج النظم، من خلال تطبيق مبدأ تحليل أي كائنات وهياكل إدارية «من العام إلى الخاص»، اقترح اعتبار المنظمات كأنظمة من العناصر التي يجب تحديد أهداف ومهام لها لضمان تطورها الأمثل.

المكونات الأساسية لمنهج النظم في الإدارة:

• يبدأ حل أي مشكلة بصياغة واضحة للأهداف؛
• يجب النظر إلى المشكلة أو المهمة على أنها شجرة أهداف مترابطة بين كل قرار جزئي والأهداف النهائية؛
• عند تحديد سبل تحقيق الأهداف، يجب النظر في خيارات أخرى ممكنة وبديلة؛
• لا يجوز أن تتعارض أهداف الأنظمة الفرعية مع الأهداف النهائية للنظام.

الإدارة من منظور منهج النظم

الإدارة من منظور منهج النظم هي عملية معقدة تتكون من الضبط والإدارة الفعلية. تتمثل مهمة الضبط في الحفاظ على بعض المعلمات المحددة للنظام عند مستوى معين. أما الإدارة الفعلية فتتكون تحديدًا من تحديد هذه الحالة المعينة للنظام. الإدارة هي التصميم والتخطيط، أي الوظائف الاستراتيجية، بينما الضبط هو التوجيه التشغيلي وجميع الوظائف المرتبطة به.

لدراسة عمل نظام عشوائي معقد، من المفيد تمثيل هذا النظام كنظام فرعي إداري ونظام فرعي مُدار. بعد تحديد معلمات النظام الفرعي المُدار، يجب على النظام الفرعي الإداري الحفاظ عليها عند المستوى المحدد وفقًا لمبدأ التغذية الراجعة.

يضمن الضبط مع التغذية الراجعة تعويض الاضطرابات ليس فقط من نوع معين، بل أي اضطرابات بشكل عام. وفي هذه الحالة، يتم تعويض تأثير الاضطرابات على النظام التي يكون سبب حدوثها غير معروف بشكل عام. هذا الأمر مهم بشكل خاص عندما نتعامل مع أنظمة معقدة جدًا لا تخضع لوصف تفصيلي.

من وجهة نظر تحليل النظم، يمكن تعريف مصطلح «النظام» على أنه مجموعة من المكونات المتعددة، متحدة لتحقيق هدف استراتيجي معين. وفي هذا السياق، ينشأ هدف (أو مهمة) تم إنشاء النظام لتحقيقه (لحلها). وبما أن هذا الهدف استراتيجي، يجب على النظام لتحقيقه حل العديد من المهام التكتيكية أيضًا.

من المفهوم تمامًا رغبة بعض المديرين في تركيز جهودهم على مسائل جزئية منفصلة. إنهم يحاولون توسيع حدود الجزئيات، متجاهلين مهمة دمج النتائج التي حصلت عليها العديد من الأقسام، على الرغم من أن مشكلة تكامل الإدارة هي المشكلة المركزية بالنسبة لهم. يكمن جوهر القيادة في التنسيق، ومن الواضح أن عملية التوليف، مثل المذكورة، يمكن أن تكون مفيدة للمديرين من مختلف المستويات. عندما يركز المديرون اهتمامهم على مجالات متخصصة منفصلة، قد يغفلون عن الأهداف العامة لمؤسساتهم ودورها في أنظمة أكبر. إذا كانت لديهم صورة واضحة عن «الصورة الكبيرة»، فسيكونون قادرين على أداء واجباتهم بفعالية أكبر.

قد يكون تجاهل النهج النظمي الشامل متعمدًا لأن مديري الأقسام أو الوحدات الوظيفية يميلون إلى المبالغة في أهمية أفعالهم الخاصة لنتائج العمل المشترك. وأحيانًا لا ينشأ هذا التجاهل عن قصد، بل نتيجة لعدم قدرة الشخص الذي يتخذ قرارًا بشأن مسائل فردية على تصور عواقب قراراته على اتجاهات النشاط الأخرى للمؤسسة. يكمن جوهر استخدام منهج النظم في الإدارة في الحصول على صورة واضحة لشبكة الأنظمة الفرعية والأجزاء المترابطة التي تشكل كلاً واحدًا.

إن أفكار منهج النظم لا يمكن تصورها بدون مفهوم واضح للنظام. النظام هو مركب متكامل من العناصر المترابطة ديناميكيًا. لا يمكن النظر إلى النظام إلا في وحدته مع البيئة المحيطة. كقاعدة عامة، أي نظام هو عنصر في نظام من مرتبة أعلى، وعنصر أي نظام بدوره يمكن اعتباره نظامًا من مرتبة أدنى.

تُحدد سلامة النظام وترابط عناصره حصريًا بالنسبة لهدف النظام. وفي هذه الحالة، لا يمكن مساواة النظام بالكائن الحقيقي، لأن أي كائن يمكن النظر إليه من وجهات نظر مختلفة، وبناءً على ذلك يمكن تحديد العديد من الأنظمة التي تعكس جانبًا أو آخر من عمل الكائن. من المستحيل دراسة عمل الأنظمة المعقدة على أساس دراسة العناصر الفردية، لأن الأنظمة المعقدة تمتلك خاصية الانبثاق - قدرة النظام على إظهار خصائص لا يمتلكها أي عنصر منفرد في النظام.

ساعد استخدام منهج النظم ونظرية النظم على رؤية المنظمات وأي تسلسلات هرمية إدارية في وحدة الأجزاء المكونة لها، وكذلك في النظام العالمي للعالم الخارجي. في الوقت نفسه، أصبحت هناك إمكانية لدمج أفكار ومناهج المدارس الأخرى التي سادت في ممارسة ونظرية الإدارة في أوقات مختلفة. جلب منهج النظم إلى نظرية الإدارة الأساليب والإنجازات التي تم الحصول عليها في العلوم الدقيقة، والهندسة، والعلوم الطبيعية والإنسانية.

لكن الشيء الرئيسي الذي قدمه منهج النظم لنظرية الإدارة هو تشكيل طريقة جديدة للتفكير. سمح منهج النظم للمديرين بتحديد مكانة منظمتهم في نظام العالم الخارجي، وفهم أن أي هيكل إداري هو نظام مفتوح، ونتيجة لذلك، لا يمكن بناء إدارة المنظمة كنظام مغلق، أي دون مراعاة تأثير البيئة الخارجية على عمليات الإدارة داخل المنظمة. فقط منذ استخدام منهج النظم في الإدارة، بدأت البيئة تُعتبر واحدة من المتغيرات الإدارية الرئيسية.

من النتائج المهمة لتطبيق منهج النظم في نظرية وممارسة الإدارة أنه أصبح من الممكن توحيد جميع الأفكار والإنجازات التي حققتها مدارس الإدارة المختلفة. للقيام بذلك، كان يكفي تقديمها ليس كأنظمة بل كأنظمة فرعية في نظرية الإدارة. نشأ على الفور تصور حول محدودية المناهج وإمكانيات استخدامها. خاصة وأن كل مدرسة إدارية ركزت جهودها على جانب واحد (نظام فرعي) من المنظمات: الناس، الهياكل، أساليب الإدارة، إلخ. درست المدرسة السلوكية المجال الاجتماعي للإدارة. درست مدارس الإدارة العلمية والأساليب الكمية بشكل أساسي جوانب الإدارة في الأنظمة التقنية. فقط منهج النظم سمح بتوحيد جميع مكونات المنظمات في كل واحد.

سمح منهج النظم بتمثيل المنظمة كنظام مفتوح، حيث تكون «المدخلات» هي الموارد البشرية والمادية والمالية والمعلوماتية، والتي يتم تحويلها، اعتمادًا على الخوارزميات والمناهج والأساليب والوسائل وتقنيات الإدارة، إلى «مخرجات» في شكل الأهداف المحققة ونتائج نشاط المنظمة (الأرباح، زيادة كتلة السلع وجودة المنتجات، نمو مؤشرات الأداء، التحفيز المادي، نمو إنتاجية العمل، إلخ).